6 måder moderne printteknologi kan hjælpe din virksomhed

Præsenteret af Epson - Hvis du har henvist din printer til back-burner-status, vil du måske gerne vende tilbage til et nyt look. Takket være administreret udskrivning og grøn udskrivning af din Virksomheden kan fuldstændigt ændre den måde, dine medarbejdere nærmer sig udskrivning, og hvordan du betaler for det. Her er seks specifikke eksempler for at komme i gang.

Administreret udskrivning

Kan du huske, at du sidste gang havde fyldt den tonerkassette i din laser laserprinter? Og så sidste gang, du så endnu en regning for den samme toner og spekulerede på, hvor det hele gik hen? Det er bare et eksempel på, hvad en administreret printtjeneste kan gøre for dig. Hvis du aldrig har hørt udtrykket, så tænk på det som bare endnu en udvikling af Software-as-a-Service (SaaS), undtagen dette er Printing-as-a-Service (PaaS). Funktionerne vil variere, men tilmeld dig en sådan service, og du kan vælge den printer, der passer til dit miljø, betale et abonnementsafgift og begynde at udskrive. Alt hvad du behøver at levere er papiret. Abonnementstjenesten tager sig af tonerforsyninger, printerproblemer og alle de andre hovedpine. Desuden leverer de fleste tjenester disse tre yderligere fordele også:

• Printvurdering: De fleste organisationer har ingen idé om, hvad deres udskrivningsproces egentlig er - hvem der udskriver, hvad de udskriver, og hvor meget de udskriver. Det skyldes, at de fleste kontorer ikke kun består af to eller tre standardkontorprintere pr. Etage, men også utallige "skyggeprintere" i form af personlige udskrivningsenheder, som brugerne har installeret på deres skriveborde (enten sig selv eller til at understøtte nogle lidt kendt forretningsproces). Det kan alvorligt øge ikke kun toneromkostninger, men også papir-, hardware- og IT-timer. Når du vælger en administreret udskrivningstjeneste, skal du kigge efter en, der sender en specialist på stedet for at kontrollere antallet af printere, du har installeret, og undersøge, hvordan de bruges. Drej derefter den viden til en anbefaling om det rigtige antal og slags printere, som din organisation virkelig har brug for.
• Granuleret styring: Administrerede udskrivningstjenester skal være tunge på administrationen. Se efter tjenester, der ikke kun administrerer forbindelse og printersundhed, men som også sporer omkostninger og brug. Nogle kan give detaljer ned til det individuelle brugerniveau. Dette giver dig ikke kun detaljerede oplysninger om, hvem der udskriver mest, hvorfor og hvor meget det koster, men det giver dig mulighed for at bruge disse oplysninger (sammen med det, du lærte under din udskrivningsvurdering) til konstant at justere og optimere din udskrivningsproces, uden nogensinde at betale mere end dit abonnement.
• Omkostningskontrol med forenklet udskrivning: Den mest åbenlyse fordel ved at ansætte en administreret udskrivningstjeneste er at nyde et forenklet liv. Alle de små hovedpine, der sendte dig skurrende til forsyningsskabet eller ringe til det, håndteres nu af tjenesteudbyderen. Udbyderen benytter typisk avanceret og proprietær styringssoftware, der giver dem den slags kontrol, mens de stadig opretholder en off-site-tilstedeværelse ved at udnytte skyen. Men den samme tech har ofte yderligere fordele, hvor det mest bemærkelsesværdige i dette tilfælde er, at dine brugere sandsynligvis har mulighed for at udskrive til enhver printer i dit abonnement, uanset hvor de er over internettet. For endda et mellemstort personale af salgsvejskrigere sparer det ikke kun penge ved faxning, men det giver yderligere fleksibilitet til at få dokumenter til nøjagtigt den person, de har brug for at nå, hurtigere og mere pålideligt.
• Forstærket sikkerhed: Implementering af administreret udskrivning betyder også at øge sikkerheden, hvilket er kritisk, når du taler om tilsluttet udskrivning. Administreret udskrivning kan hjælpe med godkendelse og identitetsstyring samt flere praktiske sikkerhedsfunktioner, f.eks. PIN-koder eller IP-filtrering.

Bæredygtig udskrivning

Bæredygtig udskrivning lyder som et marketing-buzzword, der giver en lille håndgribelig fordel for din virksomhed. Men i praksis hjælper det ikke kun miljøet, men det kan også spare dig for betydelige kontanter. En "grøn" udskrivningsløsning, der kan hjælpe de fleste virksomheder, men som ikke umiddelbart kommer til at tænke på, når du tænker på miljøvenlige faciliteter, er en multifunktions- eller alt-i-én-printer. Ved at flytte til en sådan enhed sparer du ikke kun elektricitet (en enhed kontra mindst to og ofte tre), men du sparer også plads og brug af forbrugsstoffer. Hvis du flytter til en sådan enhed gennem en administreret printtjeneste (som dem, der er beskrevet ovenfor), får du ikke kun den nyeste printteknologi, men også den nyeste grønne teknologi. For så vidt angår printere går det op i to generelle kategorier af potentielle fordele:

Toner- og patronreduktion: De fleste af de store navnefabrikanter har udviklet nye printermotorer i de sidste par år, der sigter mod at reducere brugen af ​​toner og blæk samt reducere eller endda fjerne antallet af brugte blækpatroner, der afvikler på deponeringsanlæg. Canon og Epson har begge ingen patron, miljøbevidste printerlinier, mens Brother, HP og Xerox alle har genbrugsprogrammer, der kan hjælpe dig med let bortskaffelse af brugte patroner for mindre påvirkning af miljøet.

Udnyt smartere software: Dette er faktisk en sidefordel af en skyoptimeret udskrivningsstrategi. De fleste administrerede printudbydere tilbyder sådanne løsninger, men du kan også konfigurere dem selv, hvis du har nogle IT-chops. Det er simpelthen et spørgsmål om at kortlægge de forretningsprocesser, der involverer printere til så meget software som muligt snarere end til papir. Har du for eksempel virkelig brug for at udskrive denne indkøbsordre til regnskab? Eller ville det være lige så effektivt, hvis ikke engang mere effektivt, pålideligt og sikkert, at printeren blot genererer en fil, der vises i en cloud-lagermappe, som regnskab har adgang til? De kan derefter blot åbne det i uanset software, de bruger og videreføre forretningsprocessen derfra. Denne form for skift kan ikke kun omfatte skylagring, men også andre applikationer, herunder dokumenthåndtering, CRM (customer relations management), enterprise resource planning (ERP) og endda e-mail eller online samarbejdssoftware, for kun at nævne nogle få. Det kan eliminere aldringsteknologier, især fax og kopiering, og giver dig mulighed for at tilføje et lag med øjeblikkelig organisering og datasikkerhed, som papir simpelthen ikke kan levere. Det kan også nemt og sikkert omfatte mobile enheder og fjernarbejdere, hvilket er noget, der normalt er meget vanskeligt at gøre med ældre enheder.

Udskrivning er muligvis ikke den IT-teknologi, vi hører mest om, men det betyder ikke, at kategorien er stoppet med at innovere. Hvis du stadig bruger behemoth-kontorprintere, der fordamper toner og tygger gennem træer, er det på tide at se nærmere på, hvad der er tilgængeligt i dag. Sid ned sammen med de mennesker i din organisation, der bruger dine printere mest, og kortlæg nøje kort over, hvorfor og hvordan disse enheder bruges. Tilpas derefter det, til hvad printerproducenter tilbyder i dag sammen med skytjenester og SaaS-baserede forretningsapps. Du er måske chokeret over, hvor meget mere effektiv din virksomhed kan køre, samtidig med at du sparer dig betydelige penge.