Indholdsfortegnelse:
- 1. Sørg for, at du har et projekt
- 2. Har en opdagelsesperiode
- 3. Definer anvendelsesområdet
- 4. Hold et Kickoff-møde
- 5. Kortlægge projektets frister
- 6. Indstil forventninger til kommunikation
- Bevæger sig fremad
Video: 5 gode råd til Projektstyring | TACK (Oktober 2024)
Projektledelse er et hårdt job. Hold og organisationer forsøger at arbejde slankere, og det betyder ofte at eliminere rollen som en dedikeret projektleder. Selvom det stadig er muligt at optjene en avanceret grad i emnet, er det ikke ualmindeligt, at folk med ringe eller ingen erfaring finder sig selv presset ind i rollen som projektleder, ofte på toppen af deres officielle job. Selvom dette kan være en overvældende oplevelse, er der så meget kraftig software til projektstyring på markedet, at et lille projekt eller to muligvis ikke kræver en projektleder overhovedet.
1. Sørg for, at du har et projekt
Før du begynder at prøve at styre et projekt, skal du sørge for at have et projekt! Dette råd lyder måske alt for enkelt, men jeg har hørt det gang på gang fra ekspert projektledere.
Et projekt er et sæt opgaver, der har en startdato, slutdato og leveres. En leverbar er alt, hvad der leveres i slutningen af arbejdet, såsom et fysisk produkt eller et fungerende websted. At bygge et hus er et projekt. Omdesign af et websted (som skitseret på skærmen fra ProofHub nedenfor) er et projekt. Hvis du i teorien kunne aflevere alle opgaverne i projektet til en anden og modtage noget tilbage fra denne person, er det et projekt.
Nogle gange forveksler folk løbende arbejde med projekter, så lad mig give et par eksempler på løbende arbejde for at gøre det klart. At skrive nyt indhold til et websted hver uge er løbende arbejde, selvom du kunne se på produktionen af et enkelt stykke skrivning som sit eget lille projekt. At yde vedligeholdelsessupport til kode ved løbende at rette det er løbende arbejde. Besvarelse af kundemails eller telefonopkald arbejder løbende.
2. Har en opdagelsesperiode
Inden man starter et projekt, anbefaler nogle mennesker, hvad der kaldes opdagelse. Opdagelse af projektledelse er forskellig fra opdagelse i juridisk forstand. Til vores formål er det en periode, hvor de personer, der anmoder om projektet, undersøger, hvad de vil gøre eller lave, og hvorfor. Det kan være et møde, en række møder eller en åben periode til fri tænkning og udforskning.
Nedenfor er nogle spørgsmål, du kan udforske, mens du opdager.
- Hvad bliver projektet? Hvor specifik kan du komme i at definere det?
- Hvad er dens formål?
- Hvilke resultater ønsker du?
- Hvilke ressourcer skal du bruge til dette projekt?
- Hvornår har du brug for det endelige produkt, og er din frist rimelig i betragtning af dine ressourcer?
3. Definer anvendelsesområdet
Du kan høre en erfaren projektleder sige dette: "Hvis det ikke er inden for omfanget, er det ikke i projektet."
Hvert projekt har brug for et klart omfang. Projektomfanget definerer nøjagtigt, hvad projektet vil indebære. Det er en låst liste over alle facetter, aktiver, funktioner, leverancer og andre detaljer, der er knyttet til projektet. Når det først er låst, kan du ikke tilføje det. For eksempel, hvis du bygger et hus, definerer omfanget, hvor mange historier huset vil indeholde, dets firkantede optagelser, hvor mange vinduer der vil være, hvor mange trapper, lysafbrydere osv.
Grunden til, at projekter har brug for et klart omfang, før du starter dem, er, så ingen forsøger at tilføje noget, der er uden for anvendelsesområdet, når projektet er startet. At tilføje et projekt omfang, når det er startet, kaster sin tidslinje, budget og tilgængelige ressourcer væk. Hvis du fortsat føjer opgaver til et projekt, kan det endda ophøre med at blive et projekt - det kan muligvis bare blive løbende arbejde.
Definition af omfanget kan ske i et opdagelsesmøde, eller det kan simpelthen komme fra samtaler mellem klienten eller personen, der anmoder om projektet, og den potentielle leder eller leder af projektet.
4. Hold et Kickoff-møde
Et kickoff-møde er, hvor alle, der vil arbejde med projektet, introduceres til det. Dette møde sætter tonen for det fremtidige arbejde og sikrer, at alle i projektteamet har klare oplysninger om, hvad det er, de vil gøre, og hvorfor.
Læg mærke til, hvordan afholdelse af et kickoff-møde ikke engang er tæt på det første, du gør, når du administrerer et projekt! Da kickoff hjælper med at få alle på samme side, vil du være sikker på, at du har et klart greb om projektet og omfanget, så du leverer det til alle andre med tillid.
Under et kickoff-møde skal projektlederen definere mindst disse fire ting:
- Projektets omfang,
- Spillere og deres roller,
- Leveringer og
- Milepæle.
Vi har allerede talt om projektomfang. For spillere og deres roller introducerer projektlederen de forskellige hold og bidragydere til hinanden. Derudover er kickoff-mødet et ideelt tidspunkt til at diskutere hierarki, det vil sige hvem der rapporterer til hvem og hvem der melder af på arbejde.
En diskussion af leverancerne vil overlappe hinanden med diskussionen om hierarki, fordi du skal besvare spørgsmålet, "Hvem modtager hver levering?"
Milepæle (som vist i Editors 'Choice-projektstyringssoftware Teamwork Projects, ovenfor) er punkter i et projekt, der viser klare fremskridt mod det endelige mål. Når du bygger et hus, kan det punkt, hvor du har hældt et fundament, være en milepæl. Når du har rammen på plads, er det en anden milepæl. På tidspunktet for et kickoff-møde, skal du vide, hvad projektets milepæle vil være, selvom du ikke har datoer fastlagt for dem endnu. Undertiden har du brug for andre teameksperter, f.eks. Programmeringsledningen eller designledningen, for at hjælpe med at finde ud af, nøjagtigt, hvornår disse milepæle skal falde. Det er godt at gå i et kickoff-møde med en grov idé om dine milepælsfrister, men give hvert hold førende en chance for at veje ind og foretage justeringer af dem.
5. Kortlægge projektets frister
Tidligere talte vi om, hvordan hvert projekt har en startdato og slutdato. Kickoff kan være din officielle startdato. Slutdatoen skal markere den absolutte sidste afslutning af alt arbejde. Intet arbejde med projektet sker efter denne dato. Det er et ægte hands-off, blyant-ned øjeblik.
Nu, hvor du har haft et kickoff-møde, kan alle de vigtigste spillere (f.eks. Projektlederen og holdledere) finde ud af de nøjagtige milepæle og leveringsdatoer og plotte dem på en kalender mellem startdato og slutdato.
Hvis du bruger projektstyringssoftware, er det her, du begynder at bruge det. Læg alle dine vigtige datoer i appen. Du kan også uploade anden dokumentation, du hidtil har oprettet, f.eks. Projektomfanget. Nu er det også det rigtige tidspunkt at begynde at invitere alle spillere til at deltage i softwaren. Når folk tilslutter sig projektstyringsappen, kan de modtage opgaver, opdatere deres fremskridt og samarbejde på andre måder. Et eksempel på al denne information, der er kortlagt i et gantt-diagram i TeamGantt, kan ses nedenfor. For mere om Gantt-diagrammer, kan du læse min artikel om 5 enkle trin for at komme i gang med Gantt-diagrammer.
6. Indstil forventninger til kommunikation
Både efter kickoff-mødet og gennem projektets løb er det vigtigt at holde kommunikationslinierne åbne. Uanset om din gruppe har en fuldtids projektleder eller ej, skal hvem der er hovedkontaktpunktet for projektet være den der opmuntrer og letter kommunikation. Det er ikke en dårlig ide at afholde endnu et møde med alle hænder, inden projektet løber fuldt op, så folk kan stille de resterende spørgsmål, de har.
Sæt forventninger til kommunikation tidligt. Vil teamledere indsende en ugentlig opdatering af deres holds fremskridt? Hvor mange møder med alle hænder har du i løbet af projektet - nogle gange er de overhovedet ikke nødvendige; hvad har dit projekt brug for? Ofte har mindre teams inden for et projekt, såsom designteamet eller programmeringsteamet, gentagne check-in-møder, hvor alle sammenfatter det, de har gjort for nylig og rejser potentielle problemer. Jo flere mennesker tidligt giver stemme til potentielle problemer, jo bedre er alle chancerne for at afværge dem eller klare dem.
Bevæger sig fremad
Bevæbnet med disse tip til at komme i gang, kan du nu grave i kødet fra projektet. Projektledelsessoftware gør en lang vej til at hjælpe med at holde alle involverede i projektet ajour om dets fremskridt. Det kræver dog også en god mængde menneskelig interaktion og så meget klarhed om projektet og dets detaljer som muligt.
