6 hemmelige nybøger tips til smbs

Det plejede at være, at små virksomheder og nye operationer kunne have problemer med at finde en passende softwareplatform til små virksomheder, der ikke knækkede banken. Ikke længere. Dagens softwarelandskab tilbyder en række gode løsninger, der leveres gennem skyen og henvender sig til alle fra mindre virksomheder på op til virksomhedsregnskabsplatforme. Selv blandt dette store leverandørlandskab skiller sig derimod nogle få platforme ud, og for små virksomheder er en sådan Freshbooks.

Der er meget at lide ved FreshBooks, fra dets mest omkostnings- og tidssporingsfunktioner til dens dybe økonomiske rapportering og lange liste over tilføjelser og integrationer. Men platformen indeholder også mange skjulte funktioner og muligheder for at forbedre både forretnings- og klientoplevelsen. Følgende er seks af de mest nyttige tip og tricks til at forenkle fakturering, forbedre kundepleje, behandle betalinger og spore udgifter, så du kan få mest muligt ud af din virksomheds FreshBooks-investering.

1. Smertefri betaling

For eneejere og ejere af små og mellemstore virksomheder (SMB'er), især i servicebranchen, kan det være en hårtrækkende bestræbelse at oprette online-betalinger og integrere det med faktureringssoftware. Én ting mange SMB'er ikke er klar over, er at FreshBooks tilbyder en redesignet betalingsoplevelse, der er specielt designet til SMB'er.

FreshBooks accepterer betalinger via kreditkort såvel som online betalingsgateways som PayPal og point-of-sale (POS) software, inklusive Stripe. FreshBooks-betalingsoplevelsen giver virksomhederne mulighed for at acceptere kreditkortbetalinger og klienter til at betale fakturaer med det samme, importerer automatisk betalingstransaktionsgebyrer som udgifter for at spare tid og inkluderer gratis autofaktureringsfunktioner. På siden Ny faktura skal du markere afkrydsningsfeltet FreshBooks i afsnittet Online betaling, som, når det er valgt, giver forretningsbrugere mulighed for at se status for en betaling direkte i kontoudashboardet; det giver også klienter en betal nu-mulighed i faktura-e-mails, der fører til en sikker betaling-side. Hvis din virksomhed er baseret på enkle transaktioner uden en kompliceret faktureringsstruktur, skal du markere betalingsfeltet til FreshBooks og springe alle installationsformularerne over.

2. Smøring af COGS

For servicebaserede virksomheder og online detailhandlere eller e-handelswebsteder, der registrerer en masse produktsalg, er der sandsynligvis ikke mere kritiske regnskabsmæssige udgifter at spore end omkostninger for solgte varer (COGS) eller den regnskabsmæssige værdi af solgte varer i en bestemt finansperiode. Hvis du er nødt til at markere en udgift eller en fortjenstkategori i FreshBooks som COGS, kan det betyde alt fra købmandskontingent og tilpasset branding, der er købt til klienter, til forsyninger eller tjenester til et fysisk produkt og omkostningerne ved forsendelse af en ordre.

Hvis du vil krangle og logge alle disse bevægelige COGS i FreshBooks, skal du gå til afsnittet Resultat og tab i dine udgifter og redigere udgiftskategorier for at vælge, hvilken type COGS-udgift en given afgift er. Valgmuligheder inkluderer reklame, entreprenører, medarbejderfordele, kontorudgifter og porto, professionelle tjenester, rejser og adskillige andre kategorier. Under disse hovedkategorier kan du også oprette og kontrollere underkategorier af COGS-udgifter. Tilføjelse af en udgiftskategori er også enkel; skal du blot klikke på Rediger i udgiftslisten, åbne rullemenuen Kategori og navngive en ny kategori eller underkategori på skattevenligt sprog.

3. Lås op Helpdesk og projektstyring

En cloud-regnskabsplatform er aldrig længere blot en cloud-regnskabsplatform. For alle FreshBooks kan gøre med fakturering, udgiftssporing, finansiel rapportering, skatter og mere, det inkluderer også subtil funktionalitet til at oprette og udføre elementer, projekter og opgaver samt et indbygget klientsupport-system. Et nyttigt trick til at holde tingene organiseret og gøre overslag og fakturering lettere er at udpege prisemner i FreshBooks. Denne form for projektstyringsfunktionalitet forenkler faktureringsarbejdsgange ved at oprette poster og opgaver, der skal indsættes direkte i en faktura eller rapport til en fast værdi.

For at begynde at drage fordel af FreshBooks indbyggede helpdesk skal du blot gå til Indstillinger og tilladelser og aktivere Client Management og Ticket Administration indstillinger. Dette gør det muligt for forretningsbrugere at administrere billetter direkte i FreshBooks og håndtere klientforespørgsler og problemer, når de kommer ind fra applikationen - uden at skulle have grænseflade med en separat helpdeskplatform.

4. Sådan holdes det hele synkroniseret

Synkroniseringsfejl er kilden til mange FreshBooks-brugers eksistens. Især hvis du kobler FreshBooks til andre applikationer, kan synkroniseringsproblemer ofte resultere i dataduplicering eller mistede filer og kontakter, især når du involverer bogføring. FreshBooks har førsteklasses tidssporings- og faktureringsfunktioner, men hvis du får en anden applikation involveret til bogføring eller til direkte kontakt med e-handelswebsteder som Amazon eller eBay, gør ændringer i en app ikke altid det til en anden.

Mens der ikke er noget, du kan gøre i FreshBooks for at forhindre et synkroniseringsproblem i en anden applikation, er den nemmeste og mest omfattende måde at dække dine baser på at oprette indtægter og tilgodehavenderapporter i hver app. Krydshenvisning af disse totaler sammen med at oprette en månedlig tjekliste over områder for dig selv og dine klienter at gennemgå, vil give dig en nem måde at sikre, at totalerne matcher og indbygger en vis redundans i tilfælde af en synkroniseringsfejl, hvad enten det er en manglende eller fejljusteret faktura eller en betalingspost, der ikke tilføjes.

5. Tilpas, tilpas, tilpas

FreshBooks inkluderer et væld af indbyggede indstillinger for tilpasning, formatering og templering, som mange virksomheder ikke drager fuld fordel af. Tag dig tid til at forbedre og skræddersy din klientoplevelse. I Opsætningsindstillinger skal du klikke på siden Farver og logoer for at ændre menufarven til dit virksomheds farveskema og uploade dit firmalogo. Klienten skal føle sig som om, at de logger på din virksomheds online regnskabswebsted, ikke FreshBooks.

I skabeloner kan du vælge, hvordan dine fakturaer ser ud og tilpasse titlen på faktura, estimater og kreditoverskrifter med mulighed for at vise et betalingsstub for de klienter, der udskriver deres fakturaer. Du kan også tilpasse de e-mails, som en klient modtager, når der sendes en faktura, så tag dig tid til at oprette et brugerdefineret emne og e-mail-organ til klienten.

Endelig på siden Diverse indstillinger kan du aktivere direkte e-mail-fakturakoblinger, beslutte, hvor mange linjer, du gerne vil have vist på fakturaen, fjerne markeringen af ​​FreshBooks-branding-indstillingen for at slippe af med deres logoer og farveskema til fordel for dine egne, og tilføj andre klokker og fløjter, såsom tekst under dit logo og pop-up-velkomstbeskeder, når klienter får vist deres side. FreshBooks tilbyder en mere visuelt overbevisende klientoplevelse end de fleste andre online regnskabsplatforme, så spild ikke dit månedlige abonnementsgebyr ved kun at ridse overfladen på, hvad det kan gøre.

6. Lad FreshBooks nå ud til deadbeats

Hver virksomhed har sin andel af klienter, der aldrig betaler deres fakturaer til tiden - eller måske endda overhovedet. Dette er et problem for enhver organisation, men især for små virksomheder og nystartede virksomheder, der ikke kun har brug for deres penge til tiden, kan de også mangle de ekstra midler til at ansætte kreditbureauer til at forfølge disse deadbeats. Heldigvis, hvis du er i denne situation, har FreshBook du dækket. Klik blot over til sektionen med e-mail-skabeloner, så finder du flere praktiske skabeloner, du kan tilpasse, inklusive en e-mail med for sen betaling, der automatisk kan startes, hvis klienten er forsinket, eller på en anden plan, du kan konfigurere dig selv.