5 Store ting, der er tilsluttet printere, kan gøre for din virksomhed

Præsenteret af Epson- Moderne virksomheder bruger skybaserede applikationer til al slags daglig kommunikation og opgaver, fra online-samarbejde til enterprise resource planning (ERP). Ikke kun det, men dagens administratorer og medarbejdere interagerer med disse tjenester via smartphones og andre tilsluttede enheder undertiden oftere end de gør via deres desktop. Så når det drejer sig om en dagligdags forretningsproces, der er så grundlæggende som udskrivning, hvorfor skal din organisation forblive bundet i en analog tidsalder med lokale udskriftsjob og sammenfiltrede ledninger?

Enhver printer med en netværksforbindelse kan oprette forbindelse til internettet. I denne artikel fokuserer vi på trådløse printere, der er aktiveret til skybaseret udskrivning, som kan synkronisere en computer, mobil enhed eller endda din browser til en skyforbundet printer via en internetforbindelse. For at lære at gøre dette er der flere forskellige måder at tilslutte og sende sikre filer fra din enhed til en sky-tilsluttet printer. De bedste trådløse printere på markedet har en tendens til at bruge en kombination af Wi-Fi, NFC-kommunikation (Near-Field Communication) og sikre virtuelle netværksforbindelser inklusive tjenester som Google Cloud Print til at sende og udskrive filer over nettet hvor som helst.

En problemfri tilsluttet printoplevelse giver en række fordele for virksomheder og deres ansatte. Nedenfor fremhæver vi fem af de mest betydningsfulde måder, som din organisation kunne drage fordel af at grøfte den gamle kontorstol til fordel for en moderne, sky-tilsluttet printer.

1. Bekvemmelighed

Den første ting, du vil bemærke, når du opretter en printer, der er tilsluttet Google Cloud Print eller en anden af ​​de cloud-tjenester, der tilbydes af større printerleverandører, er, at der ikke er nogen drivere til at installere og konfigurere. Printere kommer "sky-klar" ud af boksen, og mange tjenester leveres også med Android og iOS-apps til udskrivning direkte fra din smartphone eller tablet. De internetforbundne printere eliminerer også behovet for manuelle opdateringer, automatisk opdatering af drivere og firmware uden menneskelig indblanding.

Alle de filer, du udskriver, sendes over internettet via den skybaserede udskrivningstjeneste, så din computer behøver ikke engang at kommunikere med printeren direkte. Log blot på en maskine eller mobilenhed med en internetforbindelse, log ind på din konto på en given skybaseret udskrivningstjeneste, og start udskrivning.

Dette letter også mere praktisk udskriftsindhold og deling af dokumenter. De fleste skybaserede udskrivningstjenester giver dig mulighed for at "dele" adgang til din sky-tilsluttede printer med en anden betroet part så let som at dele et online dokument med dem, herunder muligheden for at administrere delingsrettigheder. Så hvis en uden for byen ansat eller klient arbejder ud af dit kontor og hurtigt har brug for at udskrive deres boardingkort til flyvningen hjem, kan du dele skyprinteradgang med dem, og de kan udskrive direkte fra deres smartphone eller laptop.

2. Fjerntilgængelighed

Bortset fra skyklare printere, kan skybaserede udskrivningstjenester også synkronisere med den eksisterende netværksforbundne printer hjemme eller på kontoret. Når din enhed er synkroniseret med cloud-serveren, betyder det ikke noget, hvor du udskriver, eller endda om printeren er hundreder eller flere miles væk.

Dette er en stor velsignelse for hjemmekontorarbejdere og telekommunikatorer. Hvis du giver en virtuel præsentation under et møde ved hjælp af en videokonference-service og ønsker, at alle, der sidder rundt om konferencebordet, skal have din rapport i hænderne, kan du udskrive kopier af rapporten fra dit hjemmekontor direkte til den printer i hjørne af mødelokalet. En medarbejder, hvis skrivebord ligger lige ved siden af ​​printeren, adskiller sig ikke fra en bruger, der udskriver til denne maskine fra et andet land.

3. Omkostnings- og energieffektivitet

Tilsluttet udskrivning er også en nem måde at centralisere og strømline din virksomheds udskrivningsaktiviteter, især til startups og små til mellemstore virksomheder (SMB'er). I stedet for at installere og vedligeholde flere printere, der er tilsluttet netværket i hele dit kontorlayout, kan brug af en tilsluttet printer og cloud-service skære markant ned på vedligeholdelses-, blæk- og toneromkostninger, hvis alle maskiner på kontoret udskrives til en eller to sky-tilsluttede printere (snarere end at have en printer til hver computer eller klynge af arbejdsstationer på kontoret).

Afhængig af din organisations størrelse og plantegning har du muligvis stadig brug for flere printere. Men især trådløse skyklare printere giver dig meget mere fleksibilitet. Jo nyere den tilsluttede printer, du investerer i, jo bedre vil dens energibesparende funktioner også være. Langt de fleste trådløse printere leveres nu med en eller flere strømbesparende eller øko-tilstande, der reducerer de samlede udskrivningsomkostninger og energiforbrug, når printeren ikke er aktivt i brug.

4. Sikkerhed

Den første indsigelse, din IT-administrator vil rejse, når man overvejer at skifte til skyprint er sikkerhed. Folk er naturligvis mere komfortable med kabelforbindelser end trådløs fildeling og synkronisering, når det kommer til opfattelsen af ​​sikkerhed, især når der sendes og udskrives fortrolige forretningsoplysninger over internettet.

Cloudprint har dette dækket fra ende til ende med HTTPS webforbindelser, der sikrer dokumenter og filer med SSL-kryptering fra det øjeblik, de sendes til det øjeblik, de udskrives. Filerne sidder heller ikke på en server bagefter. Når et job er behandlet og afsluttet, slettes de tilknyttede dokumenter fra serveren til den skybaserede udskrivningstjeneste.

5. Skalerbarhed

Tilsluttede printere gør det muligt for din virksomheds udskrivning at skalere så hurtigt som din virksomhed vokser, fra en opstart eller SMB til store virksomhedsorganisationer. Google bruger endda sin skybaserede udskrivningstjeneste internt. Efterhånden som dine operationer skaleres op, og du ansætter flere ansatte eller åbner nye kontorer, kan investering i en skybaseret tilsluttet udskrivningsinfrastruktur spare dig for mange penge på lang sigt.

Det tager også noget af smerten ved at udvide din arbejdsstyrke. Tilsluttede printere giver IT-administratorer en mindre hovedpine at bekymre sig om, når man opretter en ny medarbejders firma desktop eller bærbar computer, leverer deres mobile enhed med MDM-software (mobile device management) eller en vaskeriliste med andre opgaver, der sikrer, at en brugers slutpunkter er sikre og overholder virksomhedens politik. Når det er tid til at konfigurere den medarbejders printeradgang, fungerer det bare.