Bliv organiseret: 5 apps, du har brug for for at blive papirløs

At gå papirløst behøver ikke være svært, især hvis du ved, hvilke værktøjer der kan hjælpe dig med at gøre det. Hvis du forsøger at opgive papir helt, er der mindst fem værktøjer, du har brug for for at det skal fungere.

Hvor i dit liv bruger du stadig papir? Måske gemmer du din opgaveliste i en notesbog, eller måske har du en stak dokumenter, som du har brug for at logge på blæk. Du kan fjerne næsten alt papir i dit liv, når du har disse fem værktøjer:

1. en opgaveliste-app,
2. en scanne-app,
3. en filsynkroniseringsservice,
4. e-signaturværktøjer og
5. en dokumentleveringstjeneste.

Lad os se nærmere på hvert af disse værktøjer, og hvad de gør. Jeg giver også anbefalinger til specifikke apps, du kan bruge til at hjælpe dig med at komme i gang.

1. Opgaveliste-app

Jeg vil aldrig vende min finger mod nogen, der bruger en opgaveliste, hvis de finder ud af, at det fungerer for dem. Hvis du forsøger at gå papirløs, er et af de bedste steder at starte med at flytte alle dine opgaver og lister til en app.

De bedste til-listen-apps er så meget mere effektive end papirlister. Med papir sidder du fast med krydsning, og du kan ikke nemt omarrangere opgaver, når dine prioriteter ændres. Du kan heller ikke tildele opgaver til andre mennesker og få advarsler, så snart de afslutter dem.

Med en opgaveliste-app får du påmindelser om kommende forfaldsdatoer, underretninger, når en anden afslutter en opgave, muligheden for at omarrangere din liste til enhver tid og mange andre fordele. Mine top tre valg blandt huskeliste-apps er:

• Todoist Premium
• Asana (vist ovenfor)
• Any.do

Hvis du prøver at gå papirløs, skal du finde en opgaveliste-app, der fungerer for dig og holde sig til den i et par uger.

Start med at oprette tre kategorier af lister: arbejde, personlig og husholdning. Du kan altid ændre dem senere, hvis de ikke passer helt til dine behov. Skriv dine opgaver på dit arbejde, du skal udføre i denne uge, i dit arbejde. Skriv din personlige liste ned på din personlige liste, f.eks. At sende et takkekort eller planlægge en aftale om hårklippet. Brug dit husholdningsafsnit til at starte en indkøbsliste med købmandsvarer.

Det er masser at komme i gang. Når du bruger din opgave-app, finder du ud af, hvilke strategier der fungerer bedst for dig, når det kommer til at organisere lister, opsætte påmindelser og tildele opgaver til andre mennesker. I de første par uger er det dog bedst at holde dine lister korte og ligetil. Brug af en huskeliste-app for første gang er som at vedtage en ny vane; hvis det er for kompliceret, holder du dig måske ikke med det. Når du virkelig har fået vanen ned, kan du begynde at finjustere dine to-do listestrategier.

2. Scanning-app

En scanningsapp er uvurderlig til at omdanne vigtige papirdokumenter til digitale filer. Når du digitaliserer dokumenter, opretter du en sikkerhedskopi af dem, hvilket betyder, at du kan makulere eller genanvinde originaler eller arkivere dem sikkert. Nogle af de emner, du måske ønsker at digitalisere, er papirskattearkiver, identifikationsdokumenter, officielle certifikater (som fødsel, død, ægteskab eller eksamensbevis), garantier og kvitteringer, opskrifter og endda ikke-papirer, såsom detaljer og instruktioner trykt på undersiden af ​​din wifi-router til hjemmet.

Scanningsapps gør din telefons kamera til en scanner. Mens du kan bruge enhver printer med en scanner til at digitalisere dokumenter, er mobile scanningsapps så meget mere praktisk, for ikke at nævne, bærbare. Du kan klikke på et billede af noget hvor som helst.

De bedste scanningsapps registrerer ikke kun kanterne på det emne, du scanner, men også, hvilken type element det er, uanset om det er en side fra en bog eller et visitkort. De allerbedste inkluderer også OCR-teknologi (OCR), så du inden for et minut eller så fra scanning af et dokument kan kopiere og indsætte teksten fra det. En god scanningsapp skal også være i stand til at samle flere sider til en enkelt fil.

To scanningsapps, der opfylder alle disse krav og er tilgængelige til både Android og iOS, er:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (abonnementer fra $ 9, 99 pr. År; eller $ 59, 99 for at eje det direkte) og
• Scanbot Pro ($ 6.99).

3. E-signaturværktøj

Hvis du går papirløs, skal du være i stand til at underskrive dokumenter uden at udskrive dem. Der er næsten ingen grund til nogensinde at udskrive og underskrive et stykke papir, som nogen sender dig elektronisk. Du skal være i stand til at underskrive de fleste dokumenter digitalt med meget få undtagelser. For at gøre det har du brug for en app, der giver dig mulighed for at oprette en digital signatur og anvende den på filer.

Et par eksempler på software, der inkluderer værktøjer til e-signatur er:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign og
• Eksempel på macOS (vist ovenfor).

For at komme i gang skal du først oprette en signatur, som ofte er den sværeste del, fordi underskrifter har en tendens til at se slurvede ud, når de laves med en mus, finger og berøringsskærm eller stylus. Den gode nyhed er, at du kun skal gøre dette trin en gang. Når du har oprettet og gemt en signatur, kan du bruge den igen og igen. For flere detaljer om to af de mest populære metoder, kan du få flere detaljer om PCMags historier om, hvordan man underskriver en PDF vha. Acrobat Reader, og hvordan man underskriver en PDF i forhåndsvisning af macOS.

Hvis du finder dig selv kæmper for at underskrive dit navn med en mus, finger eller stylus, skal du kontrollere, om der er en mulighed for at knipse et billede af en pen-og-papir-signatur, som du derefter kan uploade.

4. Filsynkroniseringsservice

En filsynkroniseringsservice gør alle dine dokumenter tilgængelige for dig, uanset hvilken enhed du har til rådighed. Her er et eksempel på, hvordan en filsynkroniseringstjeneste er uundværlig: Jeg var i lufthavnen for et par år siden og ansøgte om Global Entry. Min interviewer bad mig om bevis for postadresse. Det står ikke på mit kørekort, og jeg havde ikke med mig nogen mail for at vise ham. Derefter huskede jeg, at jeg havde scannet og gemt et ejendomsdokument, der var blevet sendt til mig på den adresse, jeg havde brug for. Jeg åbnede mobilappen til min filsynkroniseringstjeneste og trak dokumentet op for at vise intervieweren. Han var tilfreds, og jeg fik min Global Entry.

Tre af de mest kendte filsynkroniseringstjenester - og jeg tøver ikke med at anbefale nogen af ​​dem - er:

• Boks,
• Dropbox og
• Google Drev.

Mange filsynkroniseringsprogrammer giver dig også mulighed for at gemme offline kopier af dokumenter på dine enheder, hvilket er ekstra praktisk til alt hvad du muligvis har brug for i en semi-nødsituation, såsom forsikringscertifikater, et ID eller navne og telefonnumre i et telefontræ.

Nogle af de bedste filsynkroniseringstjenester har også værktøjer til deling af dokumenter, som vi kan komme ind på næste.

5. Dokumentdelingsværktøj

En almindelig måde at sende digitale dokumenter på er at vedhæfte dem til en e-mail. Denne indstilling er imidlertid ikke altid ideel, fordi du ikke altid kan se, hvornår eller om modtageren fik dem. (Du kan bruge læse-kvitteringer, men de fungerer kun, hvis modtageren ikke har blokeret eller afvist dem.) Et andet problem med e-mail er, at nogle filer er for store, eller dit e-mail-program nedklassificerer automatisk kvaliteten af ​​originalen.

En alternativ måde at sende digitale dokumenter på er at dele dem gennem en anden skybaseret service. Filsynkroniseringstjenester, såsom dem, der er nævnt i det foregående afsnit, lader dig normalt dele en fil ved at generere et link til den, som du derefter kan sende, uanset hvor du vil. Cloudopbevaringstjenester (hvoraf mange nu ikke kan skelnes fra filsynkroniseringstjenester) har normalt også dem.

Du lægger typisk de filer, du vil dele, i en mappe i din synkroniserings- eller cloud-lagringsapp og højreklik for at få et link, som du kan dele. Fra dette link kan modtageren downloade filerne. Afhængig af hvilken tjeneste du har, har du muligvis muligheden for at se, hvornår eller hvor ofte personen downloader filen. Nogle tjenester, inklusive Dropbox, giver dig endda mulighed for at oprette en udløbsdato for adgang.

Se fremad, start i dag

Et sidste råd om at gå papirløs er at starte i dag og se fremad snarere end baglæns. Det, jeg mener med det, er ikke at blive hængt op med at digitalisere uanset hvilken efterspørgsel papir du har. I stedet for skal du vedtage et par apps, der hjælper dig med at begynde papirløst nu , og du kan komme videre med dine nye vaner.