Bliv organiseret: 11 tip til effektiv styring af e-mail

E-mail kan få os til at føle, at vi kæmper for at holde vores hoveder over vandet. Er dine indbakke sider lange? Begynder du hver dag med at læse e-mail, og tænker, at du vil svare på de vigtigste meddelelser, kun for at slå op og indse, at en time er gået forbi, og du har ikke gjort noget indtil videre? Løber tør for plads til din e-mail med få dage? Føles e-mail som en produktivitetsmultiplikator eller en produktivitetsmorder?

Det kræver kun et par enkle tricks for at blive mere effektive til at håndtere e-mail, så du ikke føler dig tynget af det. Nogle af disse tip er afhængige af funktioner, der findes i de fleste e-mail-programmer, men andre er måder at ændre dine egne vaner på, så de små hverdagslige interaktioner, du har med e-mail, hjælper dig med at holde styr på at styre det.

Tænk på det som at rengøre dine tænder. Der er forskel mellem daglig tandhygiejne og at gå til en tandlæge, men du skal gøre begge dele. Du bør børste to gange om dagen og tandtråd en gang om dagen, og disse vaner er ekstremt vigtige for at have sunde tænder. Hver sjette måned skal du også besøge en tandlæge for en mere grundig rengøring, røntgenstråler og anden forebyggende pleje. Daglig hygiejne forhindrer større problemer i at opbygges. Besøg hos tandlægen hjælper dig med at fange og korrigere spirende problemer, før de kommer ud af kontrol.

Selv med tænder kan ting naturligvis gå galt. En ulykke kan slå dem ud, eller dine gener kan ende med at påvirke dem, ligesom et nyt projekt eller ændring i jobposition pludselig kan forårsage en eksplosion af e-mail. Uanset hvad det betyder, betyder det ikke, at du skal stoppe med tandtråd eller at se en tandlæge regelmæssigt - eller rydde op i din e-mail hver dag. Hvis du har et uventet problem, skal du stadig følge gode vaner for at holde alt i skak.

Når du ændrer, hvordan du interagerer med e-mail på kort sigt - hvornår og hvordan du kontrollerer det, hvor ofte du sletter meddelelser osv. - gør det dit liv lettere på lang sigt.

Her er et par gode tip til at gøre e-mail mindre af en byrde. Lad mig advare dig om, at disse tip er forankret i sund fornuft og ikke giver en magisk kugle, hvilket betyder, at de ikke sprænger dit sind eller bliver en sensation natten over. Men heller ikke flossing.

1. Slet først

Den første ting, du skal gøre, når du åbner din indbakke, er scanning for at se, hvad du kan slette. Se på emnelinjen og afsenderen. Er det uønsket? Er det en salgsfremmende e-mail, som du aldrig vil læse? Er det en meddelelse fra din kollega, der siger på emnelinjen, at de er ude i dag, og der er næsten ingen chance for, at yderligere oplysninger i e-mails krop vil være relevante for dig? I så fald skal du smide det ud.

Alle meddelelser, du identificerer som uvigtige, skal vælges og flyttes til papirkurven i bulk. Hvis du ikke har travlt med en bestemt morgen, kan du endda forsøge at identificere en eller to regelmæssige e-mails at afmelde sig fra.

Hvorfor betyder det noget at gøre dette trin først? Når du sletter irrelevante meddelelser med det samme, gør du det lettere at se de resterende meddelelser. Når du kan se de resterende meddelelser, kan du hurtigt triage de vigtige beskeder. Hvis du kan identificere endda fem eller ti procent af din daglige indgående e-mail som "meget sandsynligt ikke kræver handling", så du kan slette den hurtigt, vil du være i meget bedre form til at starte din dag produktivt.

2. Brug mere end en e-mail-adresse

Jeg kan ikke tåle markedsførings-e-mails eller forsendelsesbekræftelser, meget mindre påmindelser fra min bank om at betale min kreditkortregning, når den allerede er konfigureret til automatisk betaling. (Grr.) Alle disse meddelelser ville rod i min indbakke og gøre det sværere at se vigtige e-mails, bortset fra at jeg har en strategi for at håndtere dem.

Jeg bruger en separat e-mail-adresse til alle disse meddelelser af lav betydning.

Der er et par måder at gøre det på. Du kan oprette en ny e-mail-konto helt til dette formål, som jeg gør det, eller du kan oprette en alias-adresse ved hjælp af din nuværende konto. De fleste e-mail-udbydere lader dig gøre det. Derefter opretter du en regel eller et filter i din e-mail-konto, så alle meddelelser, der sendes til aliaset, springer over indbakken og går ind i en anden mappe. Kald det indbakke 2 eller lav betydning eller hvad du end ønsker.

En fordel ved at bruge en separat e-mail-adresse til dette formål er, at du opbevarer denne ikke-helt-uønskede mail, undertiden kaldet grå post, adskilt fra din vigtige mail. Hvis et selskab derudover sælger din e-mail-adresse til en anden distributionsliste, havner heller ikke nye og uønskede marketingmeddelelser i din primære indbakke. En tredje fordel er, at du ikke bliver distraheret af disse meddelelser, i betragtning af at du er nødt til at logge på et andet e-mail-program eller navigere til en anden indbakke for at få adgang til dem.

3. Skriv kort

Når du skriver e-mails, skal du sige, hvad du mener, være klar og være kortfattet. Hvorfor? At skrive kort hjælper de mennesker, der læser din besked, til at nå punktet og behandle deres e-mail mere effektivt. De kan komme op på din tone og svare i natur, hvilket vil gøre livet lettere for dig.

Nogle situationer kræver komplette sætninger og formelt sprog, men fragmenter kan være ekstremt effektive i e-mail. Brug dem, når det giver mening. Grammatikpolitiet kommer ikke efter dig. Nogle gange er du nødt til at være meget detaljeret og drage fordel af papirspor-aspektet ved e-mail - der er en oversigt over alt. Generelt set er dog standard et kort, klart og ligetil sprog.

Ikke alle er dygtige til kortfattethed, og det kan komme som en krop. For at undgå at lyde uvenligt kan du tilføje en emoji eller udråbstegn. Eller bare fortæl folk, at du prøver at være kortfattet i e-mail, og de bør ikke tage det personligt.

4. Brug grupper eller distributionslister

Hvis du gentagne gange sender en meddelelse til den samme gruppe mennesker, skal du oprette en gruppe- eller e-mail-alias. I Outlook kaldes det en distributionsliste. I Gmail skal du gå til Kontakter (contacts.google.com), vælge de personer, du vil tilføje til en gruppe, og klik på etiketikonet. Giv din gruppe et navn. Når det er gemt, kan du indtaste dette navn for automatisk at komponere en besked til alle i gruppen.

Brug af grupper sparer ikke kun tid ved at fjerne behovet for at indtaste hver persons navn, når du mailer gruppen, men indstiller dig også til let sletningstaktik, som jeg forklarer lidt senere.

5. Opret skabeloner eller konserverede svar

Hvis der er en meddelelse, som du sender igen og igen, skal du ikke skrive den fra bunden hver gang. Genanvend det, du allerede har skrevet, ved at oprette en skabelon eller et dåse svar, som Gmail kalder det.

Et par eksempler på meddelelser, som folk ofte sender, er på linjen:

• Tak for at nå ud, men jeg er ikke interesseret,
• Bekræfter kvittering. Tak og lad mig det vide, hvis du har brug for noget andet fra min ende, og
• Det lyder som et job for vores juridiske afdeling. Det bedste kontaktpunkt er…

Når du har oprettet et par skabeloner, kan du svare på meddelelser, der normalt tager unødvendig tid uden selv at tænke meget over det, så du kan komme videre med et vigtigere arbejde.

6. Genanvendelse af emnelinjer

Genanvendelse af sendte meddelelser via skabeloner og konserverede svar øger din effektivitet ved at minimere skrivning. Genbrug af emnelinjer giver dig lettere og hurtigere sletning eller arkivering af gamle beskeder. Jeg forklarer, hvordan det næste er.

7. Sorter for at slette

Datagrænser kan snige sig over enhver, endda meget organiserede mennesker. Måden at frigøre lidt plads er at slette meddelelser, du ikke har brug for i bulk. Dette er den slags opgave, du kan tænke på, at den svarer til at gå til tandlægen. Du behøver ikke at gøre det hver dag, men at gøre det med jævne mellemrum og regelmæssigt vil hjælpe med at forhindre større problemer. Jeg synes, at tre metoder til sletning er særlig nyttige.

Først skal du sortere din sendte mail efter filstørrelse eller vedhæftet fil og smide de største, du ikke har brug for. Årsagen til at jeg fokuserer på sendte meddelelser er fordi hvis jeg sendte en vedhæftet fil, er der en god chance for, at jeg ejer filen, og derfor har jeg en anden kopi gemt et andet sted.

Den anden metode er at sortere sendt mail efter emnelinje og kigge efter meddelelser, som du sender regelmæssigt. Hvis du sender en ugentlig besked med emnelinjen "Køleskabsrengøring kl. 16 i dag", kan du hurtigt se, vælge og slette dem på én gang.

For det tredje skal du sortere dine beskeder efter modtager. Du har sandsynligvis et par kolleger, venner eller grupper af mennesker, som du ofte e-mailer. Det er sandsynligt, at mange af de meddelelser, der sendes mellem dig og dem, ikke er meget vigtige. Hvis du aldrig har brug for dem igen, skal du vælge flere meddelelser på én gang og slette dem i en masse.

8. Sluk for meddelelser, luk e-mail til fokus

At få en alarm på skærmen om alle indgående meddelelser er utroligt afbrydende og distraherende. Jeg vil gætte på, at det overvældende flertal af arbejderne ville have det bedre med e-mail-alarmer fuldstændigt deaktiverede. Det er kun nyttigt i de sjældneste tilfælde. Sluk derfor for dine meddelelser.

På samme måde skal du lukke din e-mail-applikation eller dens browserfane, når du har brug for meget fokuseret arbejde i mindst 30 minutter. Det gør mig ondt at skrive dette tip, vel vidende at næsten ingen vil følge det. Meget få mennesker gør det faktisk, men jeg ville ønske, at jeg kunne overbevise flere mennesker til at prøve. Forestil dig, hvor meget lettere det vil være at finde din strøm, når du ikke bliver distraheret via e-mail.

Tænk tilbage på sidste gang, du arbejdede offline, uanset om det var i et fly uden Wi-Fi eller når dit internet var nede. Eller måske har du arbejdet fra en tidszone, hvor du ikke har mange andre kolleger og derfor ikke havde nogen e-mail-afbrydelser i en lang dagstrækning. Ved at lukke e-mail, kommer du tæt på at gentage denne oplevelse af ikke at blive afbrudt, mens du stadig har adgang til andre onlineoplysninger efter behov.

9. Co-opt Auto Replies

I forbindelse med det forrige tip, lad os sige, at du ikke lukker dit e-mail-vindue, fordi du er bekymret for, at nogen vil prøve at kontakte dig med en presserende sag, og du vil gå glip af det. Løsningen? Konfigurer en udenfor kontor eller automatisk svar-meddelelse, der siger "Hvis dette er en meget presserende sag, bedes du sms / ringe / sende mig en besked på…" og angiv dit telefonnummer, slappe håndtag eller den foretrukne linje med meddelelse.

10. Slet! Eller File Mail i mapper

En udeladt e-mail er ofte en god hensigt, der er uopfyldt. Ved hvornår du skal give slip. Hold ikke fast på beskeder, hvis du sandsynligvis aldrig vil gøre noget med dem. At forlade uvæsentlige beskeder i din indbakke er yderst uproduktiv, distraherende og minder dig kun om, hvad du gerne vil gøre i en perfekt verden, men kan ikke.

De gør ikke nogen favoriserer dig ved at være i din indbakke.

Hvis det forekommer alvorligt at slette meddelelser, skal du flytte dem til en ny mappe i stedet. Ring til den mappe Venter eller med gode intentioner. Den vigtige ting er at få dem ud af din indbakke. Vent et par måneder. Se hvor mange du nogensinde har gravet op eller svaret på. Hvis svaret er nul, overveje måske igen at slette dem.

11. Tøm papirkurven med jævne mellemrum

Tøm papirkurven med jævne mellemrum. Sletning af papirkurven ryddes plads. De fleste e-mail-programmer, inklusive Outlook, har en indstilling til automatisk at dumpe papirkurven, når du afslutter appen. Hvis du aldrig husker at dumpe papirkurven, anbefaler jeg at slå denne funktion til.

De fleste mennesker behøver sandsynligvis ikke at tømme papirkurven mere end en gang om måneden eller en gang i kvartalet. Der er en fare ved at slette dit papirkurv for ofte, da papirkurven er, hvor du går til at redde e-mails, som du troede, du ikke havde brug for, men det viser sig, at du gør det. Jeg har reddet mange beskeder fra papirkurven, som regel samme dag som jeg lagde den der.

Sådan trækkes nødledningen

Nu, hvis du er desperat efter en ren skifer med din indbakke, her er et sidste trick, du kan prøve:

1. Opret en ny mappe. Navngiv den gamle indbakke eller mail inden juli 2019 (eller den aktuelle måned og år).

2. Vælg alt i din indbakke. Flyt det hele til den nye mappe.

• 38 Gmail-tip, der hjælper dig med at erobre e-mail 38 Gmail-tip, der hjælper dig med at erobre e-mail
• Push for nul e-mail Push for nul e-mail
• 4 måder at bekæmpe overbelastning af e-mail på kontoret 4 måder at bekæmpe e-mail-overbelastning på kontoret

Voilà. Du er i indbakke nul, og du behøvede ikke engang at smide en enkelt besked ud.

Ingen forventer, at du gennemgår en kaotisk indbakke natten over. Tilpas nogle få positive vaner lidt efter lidt. Foretag et par af de periodiske handlinger, f.eks. At tømme papirkurven eller slette bulk sendt for at hjælpe dig med at føle, at du gør fremskridt.