10 Wrike pro-tip til master multitasker

Wrike er blandt de bedste muligheder for en virksomhed, der har brug for hurtigt at spinde en projektledelsesplatform op. Administratorer og teamledere, der administrerer teams, opgaver og projekter er multitaskere af natur, og Wrike er udmærket ved at hjælpe dem med at jonglere med al den information, mens de holder opgaverne organiserede og projektets arbejdsgange bevæger sig. Følgende er 10 funktioner, værktøjer og skjulte Wrike-tricks for at gøre styring af flere projekter så gennemsigtige og stressfrie som muligt.

1. Tilpassede arbejdsgange

En af Wrikes største funktionstilføjelser i 2015 var brugerdefinerede arbejdsgange, hvilket gjorde det muligt for kontoadministratorer at ændre standardarbejdsgange for at omdøbe eller afvise statusstatus og oprette yderligere arbejdsgange til specifikke teams. Disse brugerdefinerede arbejdsgange giver mere kontekstmæssig mening for specifikke mapper, projekter og teams, især når de faldt ned i et dashboard opdelt i forskellige faser. For en projektadministrator eller teamleder især ved at se arbejdsgange opdelt i kolonner som Godkendt, I gang, I gennemgang osv. Gør oversigten og styringsprocessen lettere, når du skifter mellem flere mapper og opgaver.

Selve de brugerdefinerede arbejdsgange er farvekoordinerede i faser som med normale arbejdsgange, nedbryder aktive, annullerede, færdige eller ventede opgaver inden for en arbejdsgang. På samme tid kan du tilføje brugerdefinerede arbejdsgange, der sidder parallelt i instrumentbrættet, der viser de specifikke tilknyttede faser i design-, udviklings- eller marketingteam, for eksempel med færdiggørelsesprocent i en anden arbejdsgang ved siden af. Hvis din virksomhed sprang efter en Wrike Enterprise-konto, kan du drage fordel af de tilpassede arbejdsgange, der administreres fra dit centrale dashboard.

2. Mapper, mapper og flere mapper

Mapper er uden tvivl Wrikes mest allestedsnærværende organisatoriske værktøjer. Platformen har forskellige typer mapper til alt, hver med et andet sæt tilladelser og tilpasses design til at skabe et intuitivt filstyringsprojekt til projektstyring. For det første er det vigtigt at pakke informationsafsnittet i hver mappe med så mange detaljer som muligt om projektmål, teammedlemmer, teamkontaktoplysninger og fremskridt med forskellige opgaver. Wrike designer mapper, der let kan overføres fra team til team, og jo mere information du lægger ud på omslaget, desto mindre grave skal den næste bruger gøre.

Når det kommer til selve mapperne, kan du opdele dem i forskellige typer til specifikke anvendelsessager. For at spare tid på opgavestyring kan en organisation oprette en sprint-mappe, hvor hold slipper forskellige opgaver for at holde alle opdateret om projektforløbet. For formular-e-mails kan et supportteam oprette en skabelonmappe, hvorfra der kan trækkes ensartede svar under kundeinteraktion. Der er også private mapper til følsomme menneskelige ressourcer (HR) eller blot en mappe indstillet til "Kun for dig" -tilladelser til brug som et granulært organisatorisk værktøj. Endelig kan hold bruge undermapper til at dele projektoplysninger uden for Wrike over specifikke datointervaller, der eksporteres som et Gantt-diagram eller Microsoft Excel-fil.

3. Real-time rapporter

En anden nyere funktion er Wrike Reports, som automatisk genererer en realtidssynlighedsrapport af projektstatus og fremskridt med et-klik-funktionalitet fra Wrike-kontrolpanelet. På fanen Rapporter kan en projektadministrator eller teamleder vælge specifikke projekter eller opgaver, beslutte, fra hvilke hold der skal trække data, tilføje filtre (f.eks. Projektleder, status eller start / slut / oprettelsesdato) og generere enten en bjælke eller tabel graf. Disse typer rapporter er nyttige til daglige eller ugentlige fremskridtsopdateringer, men kan også skræddersys til at vise målinger som teamaktivitet og ydeevne. Datavisualiseringerne er ikke smarte, men de kan oprettes hurtigt ved hjælp af de mest relevante data.

4. Tag alt

Forkerte brugere kan oprette ubegrænsede tags til mapper og opgaver; de fungerer på samme måde som den hurtige tagging, der findes i samarbejdsværktøjer, såsom Evernote Business, idet tags ikke kun fungerer som organisatoriske værktøjer, men som at knytte forskellige projektelementer og dokumenter sammen. Du kan tagge en opgave med flere relevante mapper ved blot at trække og slippe den ind i mapperne, mærke opgaven som tilknyttet hver mappe uden at duplikere den. Wrike holder styr på alle de skiftende tags, der er knyttet til en opgave, så dette hjælper også med at kortlægge opgavens status over tid, på tværs af de forskellige projekter og teams, som den er knyttet til.

5. Sorter igennem opgavens efterslæb

Opgavesortering er en naturlig del af styringen af ​​projektarbejdsgange, men når du prioriterer, er det let at lade for mange opgaver glide ind i et Backlog-afsnit, hvor du optager mere og mere af din Wrike-tidslinje. Så inden for en mappe vises opgaver enten kronologisk eller i en hvilken som helst brugerdefineret rækkefølge, du har sorteret dem. Med Wrike kan du sortere opgaver efter prioritet, dato, status og titel. For at tvinge dit team til at tackle en efterslæbt opgave, skal du indstille en mappe til prioritet og derefter trække og slippe de efterslæbede opgaver i den rækkefølge, du vil tjekke dem fra. Sortering efter prioritet tilsidesætter datoer, status eller titel, og hold de bageste logopgaver foran og midt, indtil du tjekker dem fra bunken.

6. Integrer og automatiser

Wrike tilføjer kontinuerligt nye integrationer på tværs af forskellige Software-as-a-Service (SaaS) -applikationer, herunder Googles og Microsofts kontorpakker, forskellige cloud-lagertjenester, marketing- og helpdeskplatforme, online undersøgelsesværktøjer (såsom SurveyMonkey) og samarbejdsprogrammer (såsom Slack og Atlassian HipChat).

Dette er alle nyttige måder at flette flere af dine overlappende forretningsprocesser til ét sted, men disse integrationer kan være særligt nyttige til at automatisere nogle af de manuelle aspekter ved styring af projekter og opgaver. Wrike integreres med både formautomatiseringstjeneste Wufoo og det automatiserede handlingsværktøj Zapier, hvilket lader brugerne automatisere tilbagevendende projektindgange med projektanmodninger, der kan funnles i Wufoos automatisk udfyldte formularer (udført af Zapier i nye projekter uden manuelt at videresende projektanmodninger eller udfylde nye projekt- og opgaveindgange).

7. Stapel skabeloner og widgets

Wufoo / Zapier-integrationen er fantastisk til at automatisere tilbagevendende arbejdsgange, men det er også Wrikes tilpassede skabeloner. For at oprette en brugerdefineret skabelon ud af et eksisterende projekt eller opgave skal du højreklikke på den opgave i en mappe og duplikere den med en ny titel. Det giver dig også mulighed for at kopiere de beskrivelser og noter, du har inkluderet sammen med opgaven eller projektet, og giver dig endda mulighed for at kopiere over de samme brugere, hvis det er et specifikt team, der genbruger skabelonen. Du skal aldrig behøver at manuelt genoprette et projekt eller en opgave. Du kan også oprette en skabelon baseret på flere opgaver ved at indstille de specifikke opgaver til en "udskudt" status og gentage duplikationsprocessen. Skabeloner er et af de områder, som Wrike virkelig skinner, hvilket giver det en opgave- og produktivitetsfordel i forhold til lignende projektstyringsløsninger som Basecamp.

Widgets er en anden måde, som Wrike hjælper dig med at spare tid. Der er forudbyggede widgets som Tildelt til mig og på grund af i dag / denne uge, men funktionen er mere værdifuld, når du opretter tilpassede widgets til at overvåge specifikke projekter, opgaver eller teammedlemmer. I et projekt eller en opgavemappe skal du højreklikke på emnet og vælge Tilføj til Dashboard for at oprette en simpel widget til at trække og slip på instrumentbrættet, som du vil.

8. Gå ud over enkel søgning

Wrikes grundlæggende søgeordsøgning er hurtig og nyttig til at finde en opgave eller et projekt, der indeholder bestemte ord, men platformens avancerede søgefunktion giver dig en meget mere kraftfuld motor til at søge inden for bestemte felter for at finde nøgleord i en kommentar, beskrivelse eller titel. Avanceret søgning kan også hjælpe dig med at finde vedhæftede filer ved at lade dig søge filnavne. Der er ingen speciel knap eller mulighed for avanceret søgning; du begynder blot at skrive i den vigtigste søgelinje (eller søgefeltet i en bestemt mappe) og bruge anførselstegn til at specificere et felt, ord eller projekter, der skal udelades. Du kan også specificere yderligere parametre, såsom at tilføje et "@me" -tag for at finde søgeresultater, hvor du er blevet nævnt ved navn.

9. Gør e-mail brugbar igen

Wrikes e-mail-integrationer gør det nemt at oprette og redigere opgaver fra Gmail eller Microsoft Outlook på både desktop og mobil, så du kan omdanne e-mails til handlinger og tildele dem direkte til teammedlemmer. Gennem disse integrationer kan du også se Wrike @mention-meddelelser i din indbakke, tilføje e-mails direkte til Wrike-mapper og svare på kommentarer direkte fra e-mail.

På mobilen tilbyder Wrike Android- og iOS-apps også en ny smart indbakkefunktion til at scanne, sortere og arkivere beskeder med hurtige swipes sammen med muligheden for midlertidigt at skjule individuelle eller gruppemeddelelser i forskellige bundter og konsolidere, hvad der tidligere var Wrikes aktivitet Stream & underretningscenter. Som med Googles nye Inbox-applikation er det en måde at reducere rodet og gøre e-mail til en platform, som brugerne rent faktisk kan få ting til at gøre (snarere end konstant at sile igennem og rydde op).

10. Drej din smartphone til et projektkommandocenter

Sammen med den nye smarte indbakke kan Wrikes mobile applikationer til Android og iOS gøre næsten alt, hvad webapplikationen kan. Wrike-applikationerne inkluderer en enkelt opgavevisning med dato- og tildelingsfunktionalitet, hurtig oprettelse af opgaver og skør handlinger og (på Android-applikationen) en dobbelt visning til tablets. Projektledere og teams skal ikke føle sig indsnævret af et tankesæt kun på nettet i 2016. Meget af tiden er det lettere at åbne mobilapplikationen undervejs, tjekke en opgave og gå videre med din dag.