Bliv organiseret: 10 tip til styring af dine digitale noter

Seinfeld- fans vil huske en herlig scene fra showet, når Jerry og Elaine dukker op på et biludlejningsfirma. Jerry beder om at hente en mellemstor bil, som han reserverede. Agenten ved tælleren svarer, at de ikke har nogen mellemstore modeller tilbage, fordi de løb tør. "Se, " siger Jerry, "du ved, hvordan man tager reservationen. Du ved bare ikke, hvordan man holder reservationen." Jeg tænker på samme måde om digitale noter. Det er meget let at notere, men meget sværere at bruge dem.

For faktisk at bruge de noter, du tager, skal du organisere og vide, hvordan du finder dem. Disse tip til at komme i gang med en notat-app og organisere dine noter vil hjælpe.

1. Vælg en stor note-tagende app

Den note-tagende app, du vælger, har stor indflydelse på, om og hvordan du nogensinde vil se dine noter igen. Den grundlæggende note-app, der kom forudinstalleret på din telefon eller tablet, er sandsynligvis ikke særlig god. Jo, du har brugt det før, og det fungerer fint, men måske ved du ikke, hvilke funktioner du mangler, der adskiller blot tilfredsstillende apps fra fremragende.

Tre funktioner, der gør apps, der gør notater, virkelig nyttige:

• mapper,
• tags og
• optisk tegngenkendelse (OCR).

Jeg vil gå nærmere ind på hvert punkt på et øjeblik.

De tre apps, som jeg anbefaler mest, baseret på min personlige test af mange note-tagende apps gennem årene, er:

• Microsoft OneNote, hvis du vil have en gratis notat-app,
• Evernote, hvis du ikke har noget imod at betale for et Premium-abonnement, og
• Quip til samarbejde-notering.

2. Opret en indbakke

Når du hurtigt noterer en note, har du brug for et sted at gemme den, hvor den ikke går tabt. Opret en Inbox-mappe i din app til notater, og indstil den som standard lagerplads.

Gå regelmæssigt gennem indbakken for at tilføje flere oplysninger om dine noter og sortere dem. Du kan se, hvordan du gør det i de næste par tip. Du behøver ikke at rense indbakken i en fast plan, men prøv at gøre det, når du har din notat-app åben på en skærm i fuld størrelse (se nr. 10 nedenfor). Det gør det lettere at se, hvad du laver, og se alle de muligheder, du har.

Du behøver ikke skyde for Inbox Zero i en app til notater. En indbakke er et godt sted at gemme noter, du ofte besøger. For eksempel holder jeg en note med alle mine venners Wi-Fi-netværksnavne og adgangskoder, så hvis jeg bringer en ny enhed til deres hus eller sletter gemme adgangskoden, kan jeg tilslutte mig netværket igen uden at genere dem for detaljerne. Denne note har et permanent hjem i min indbakke.

3. Sorter noter i mapper eller bærbare computere

Mapper, som nogle apps også kalder Notebooks, hjælper dig med at organisere dine noter manuelt. De bliver nyttige senere, når du vil udforske noter om et bestemt emne, såsom alle noter, der er opskrifter.

De mapper, du opretter, og hvordan du navngiver dem, afhænger af, hvilke slags noter du tager, og hvordan du bruger dem. Hvis du ikke er sikker, skal du starte med mapper til indbakke, læsning, husholdning, personlig og arbejde. Du kan altid ændre dem og oprette mere, når du får en fornemmelse af, hvordan du bruger dem.

4. Lav genveje til dine yndlingsmapper

Enhver velbrugt notat-app har mapper, der ser mere handling end andre. Gør disse mapper nemme at nå ved at oprette genveje til dem eller markere dem som favoritter. Dette er de mapper, hvor du ofte ser på noter, du har lavet, og tilføjer nye.

Du har sandsynligvis andre mapper, der blot holder noter, indtil et uventet tidspunkt, hvor du har brug for dem. De behøver ikke være foran og midt.

5. Brug tags

Mærker hjælper dig med at finde eksisterende noter. De kan indsnævre det, du ser i en bestemt mappe, eller vise dig alle noter, der er mærket med et fælles tema på tværs af flere mapper. De hjælper dig også med at finde noter, der vedrører et eller andet tema, selvom det tematiske ord ikke vises i selve noten. Lad mig give nogle eksempler.

Eksempel 1: Sig, at du har en mappe, der hedder Opskrifter, og at du planlægger en fest for nogle vegetarer. Du kan hente alle noter fra kun den mappe, der er mærket vegetar for ideer til, hvad man skal lave.

Eksempel 2: Måske er du en forfatter, der skriver til forskellige publikationer. Du kan muligvis lave noter om artikler og organisere dem i mapper baseret på, hvor de er offentliggjort. Der kan dog være tidspunkter, hvor du ønsker at udforske alle de noter, du har til et bestemt tema, uanset hvem der har udgivet værket. Hvis du har tagget dine noter med dette tema, kan du søge efter tagget og se dem alle, uanset hvilken mappe de er i.

Eksempel 3: Du videresender en e-mail, der er relateret til et projekt, du arbejder på, til din notat-app. Meddelelsen siger aldrig projektets navn, eller hvad det handler om. Sådan kommunikerer folk, når de er tæt på noget. I dette tilfælde kan du tilføje tags for at definere noten (projektnavn, klient, beskrivelse af arbejdet), så du kan finde noten, når du har brug for den.

6. Cull tags

Der er sådan en ting som at have for mange tags. Jo mere du tilføjer tags, desto mere slurvede får de. Så fra tid til anden skal du rulle dine tags. Sådan gør du.

Træk en liste op med alle tags, der er i brug. Ofte kan du se notetællingen ved siden af ​​tagget. Først skal du kigge efter næsten duplikater. Hvis du har tags til både "app" og "apps", skal du slippe af med den ene, der har færre noter. Åbn de berørte noter, og tilføj det tag, du vil beholde. Slet det andet tag.

Hvis du har nogen tags med to eller færre noter, kan du overveje at slippe af med dem. De gør sandsynligvis ikke noget godt for dig.

7. Opret en genvej på din telefon

Lav en genvej på din telefon for at starte en ny note i din notat-app, så indfangning af ideer og information altid er inden for rækkevidde. På iOS-enheder kan du oprette en Siri-genvej og på Android kigge efter en ny note-widget-mulighed i appen.

8. Diktat

Når der kommer noget i tankerne, vil du skrive ned, men du er alvorligt skyndt, eller du går med din hund og kan næppe ikke klare både båndet og din telefon på samme tid, dikter.

De fleste smartphones har en tale-til-tekst-funktion. Brug det! Start en ny note, tryk på mikrofonikonet på tastaturet, og tal hvad du vil skrive ned. Alternativt kan du optage et stemmememo og transkribere det senere. Hvis du kommer ind i vanen og ofte ender med at diktere lange passager, kan du bruge en transkriptionstjeneste for at spare dig noget tid. Der er mange gode gratis og betalte optioner tilgængelige, skønt de betalte optioner har en tendens til at være betydeligt mere nøjagtige.

9. Vedhæft billeder og PDF-filer, brug OCR

Hvis din app har OCR, kan den søge i teksten, der findes i billeder, PDF-filer og andre filer, du uploader til den. Vær ikke sky med at tilføje filer til dine noter, når du har brug for dem. Det inkluderer klik på fotos af informationstegn, håndskrevne notater, sider med bøger og så videre.

Du kan se, hvordan det er nyttigt gennem et eksempel. Lad os sige, at du vedhæfter en PDF-fil af en kvittering for et måltid, som du skal kræve på en udgiftsrapport. Du har glemt at mærke den "kvittering", og du ved ikke, hvor den er. Hvis du husker navnet på restauranten, kan du indtaste det i søgefeltet, og OCR finder det.

Vær opmærksom på grænserne for din notat-app eller kontotype på din OCR-brug og opbevaring. For eksempel kører den gratis version af Evernote OCR på billeder, men ikke PDF'er og Office-dokumenter. Du har brug for en Premium- eller Business-konto til det. Hvis din app ikke har indbygget scanning, kan du overveje at parre den med en mobil scanningsapp.

10. Organiser på en stor skærm

Ideelt set vil din notat-app have en desktop-app og web-app. Brug en af ​​dem (generelt set er desktop-apps bedre til dette formål) når du sorterer gennem din indbakke og organiserer dine noter. At have en stor skærm hjælper dig med at se mere af appen, og derfor mere af din mappestruktur, tags og andre oplysninger, du tilføjer til noter for at holde dem organiserede. Hvis du kan se alle dine muligheder, er det mere sandsynligt, at du vælger de rigtige.

Tag bemærkningen, hold noten, genoptag noten

Når du organiserer din noteoptagelsesoplevelse, forbedrer du dine chancer for ikke blot at tage mere relevante noter, men også gemme dem på en måde, der giver dig mulighed for at besøge dem igen, når det er tid.