Dårlig kontraktstyring kan koste dine virksomheds penge

Fireogtres procent af virksomhederne siger, at kontraktgodkendelsesprocesser forårsager aftaler at stal, ifølge en ny rapport fra SpringCM. Den største udfordring, som organisationer står overfor, er at styre kontraktforløb og få afmeldinger fra primære interessenter. Ifølge den undersøgelse er den største barriere, som virksomhederne står over for, manglen på processer til styring og bevægelse langs kontrakter. 60 procent af virksomhederne bruger e-mail til at administrere kontrakter, mens kun 32 procent af virksomhederne bruger et kontraktstyringsværktøj. Seks procent af virksomhederne siger, at de overhovedet ikke har nogen kontraktstyringsproces på plads.

"At prøve at få kontrakter gennem interne og eksterne godkendelsesprocesser er bare en elendig oplevelse, " sagde Erik Severinghaus, Chief Strategy and Alliances Officer hos SpringCM. "En kontrakt er grundlæggende ustrukturerede data, du arbejder på tværs af to forskellige organisationer med to forskellige sæt værktøjer og processer. I slutningen af ​​dagen, hvis du udfører via e-mail og vedhæftede filer, hvad der så sker, er der ingen, der har synlighed i processen, og ingen kan optimere processen."

"Hvis du ser på undersøgelsen og respondenternes største udfordringer, " sagde Will Wiegler, SpringCM Chief Marketing Officer, "de top fire er arbejdsgange, generering af nye kontrakter, sporing og godkendelse. Det er forretningsprocesser, der sidder fast. folk ved ikke engang, hvor kontrakter er i gang. Hvem er indbakke i? Hvem får det næste?"

(Billede Via: SpringCM)

Hvad kontraktstyring kan gøre

Kontrakthåndteringsværktøjer giver virksomhederne muligheden for at gemme, spore, genoverflade og køre rapporter om kontraktbaserede data. Dette involverer typisk skybaseret software, der automatisk kan læse og aggregere data, samt levere advarsler til interessenter, når det er tid til handling, der træffes på en bestemt kontrakt. Severinghaus sagde, at virksomheder, der forsøger at administrere disse processer uden software, kæmper for at korralere data fra op til syv eller otte forskellige dokument- eller filtyper og derefter oversætte disse oplysninger til en standardiseret kontrakt eller faktura. I disse scenarier forklarede han: "Der er helt sikkert menneskelige fejl."

Faktisk kæmper selv virksomheder, der drager fordel af kontraktstyringssoftware, stadig for at undgå almindelige fejl. 22 procent af fejlene i kontraktstyring tilskrives mennesker, ifølge respondenterne. Syv procent af virksomhederne siger, at menneskelige fejl sker meget ofte. "En sælger elsker at tale med kunder, elsker at opbygge relationer, men de hader generelt matematik, regning, økonomi og det manuelle arbejde med at oversætte tal på tværs af forskellige systemer, " sagde Severinghaus. "Hvis du får dem til opgave at flytte disse ting manuelt, skal du ikke blive overrasket, hvis du ser fejl i processen."

(Billede Via: SpringCM)

En fjerdedel af alle undersøgte virksomheder siger, at IT er involveret i kontraktens arbejdsgangsproces, et træk, der kan hjælpe med at udligne nogle af de menneskelige fejl, der er involveret i logning og behandling af kontrakter. Inden kontraktleverandørsoftwareleverandører taler med potentielle kunder, har IT-afdelingen typisk arbejdet med forretningsanalytikere for at hjælpe med at definere en standardiseret arbejdsgang, der tager højde for forretningsprocesser, teknologi og eventuelle tidligere problemer, der kombinerer de to (f.eks. Hvorfor regneark ikke oversættes til fakturaer).

For eksempel: De bedste kontraktstyringsværktøjer, vi har gennemgået, tilbyder ting som workflowautomater, chat-funktionalitet i appen og e-mail-advarsler, der advarer folk, når det er tid til at handle på en kontrakt. Nogle af disse funktioner findes i Editors 'Choice-værktøjer som Agiloft og Mitratech Getting Contracts Done samt SpringCM.

Disse funktioner kan også hjælpe med til at fremskynde kontraktcyklus og spare virksomheder penge. Længden af ​​den typiske kontraktscyklus for undersøgelsespersoner var mellem en og to måneder (33 procent). 22 procent af de adspurgte siger, at deres kontraktcyklus varer længere end fire måneder. 20 procent af de adspurgte siger, at brug af kontraktstyringssoftware har gemt deres forretningsgange.

Fremtidig kontraktstyring

Når du tilføjer nye teknologier som kunstig intelligens (AI) og maskinindlæring (ML) til blandingen, har kontraktstyring potentialet til at være endnu mere gavnligt for brugerne. "AI vil være utroligt vigtigt, " sagde Severinghaus. "Der er begyndende tilfælde, hvor AI giver mulighed for gensidige aftaler om ikke-oplysning. AI kan foretage grundlæggende kontraktgennemgang og kontraktklassificering."

Desværre løser AI ikke den svære udfordring ved at udvikle en kontraktstyringsproces, som er det første skridt hen imod automatisering. "Vi er en måder derfra fra AI til at løse udfordringerne i forretningsprocesser, " sagde Severinghaus. "Nye teknologier dukker op, og alle tror, ​​de vil være den magiske kugle. Fordi denne teknologi nu eksisterer, tror de, at vi ikke behøver at gøre det hårde arbejde og analysere vores forretningsprocesser. AI er især på dette punkt, hvor folk siger, at de vandt Det er ikke nødvendigt at gøre det hårde arbejde, fordi AI vil udføre det magiske arbejde for os. Faktisk er AI indbegrebet af et system, der er afhængig af strukturerede data og en struktureret proces til at træne disse algoritmer."

Denne mangel på standardisering er grunden til, at virksomheder som SpringCM beder virksomhederne om at udvikle en proces til styring af kontrakter, selv før de taler med en leverandør. "At ikke have en proces er en opskrift på problemer i alle faser, " sagde Wiegler. "Du kan ikke skalere en virksomhed uden en proces for, hvordan du administrerer kontrakter." For at begynde at kodificere kontraktstyringsprocessen sagde Wiegler, at virksomhederne må stille sig selv følgende spørgsmål: "Hvad laver du nu? Hvad kan struktureres i forhold til en proces, der kan identificeres?" Når du har identificeret, hvad din proces har været og burde være, vil du være i stand til at samarbejde med IT- og softwareleverandører om at oprette et system, der fungerer. Eller, som Wiegler sagde, "Du kan ikke automatisere noget, hvis du ikke forstår, hvad det er først."

SpringCM undersøgte 1.409 respondenter, hvoraf 32 procent er fra virksomheder med færre end 100 ansatte, og 16 procent af dem er fra virksomheder med mere end 8.000 ansatte.