Meeteor anmeldelse og vurdering

Alt for ofte udnytter vi ikke fuldt ud potentialet i vores daglige forretningsmøder, så det bliver let at føle, at de spilder vores tid. Når ingen er sikker på et mødes formål, dets mål og forventede resultater, eller hvilke beslutninger der virkelig skal træffes, bliver samarbejde vanskeligt. Folk ender med at bruge en times tid på at tale om en storslået plan, hvorefter der faktisk ikke sker noget. Meeteor, der starter ved $ 9 pr. Bruger pr. Måned, sigter mod at hjælpe med dette problem.

Meeteor hjælper teammedlemmer med at organisere mål og materiale, før de mødes, holde notater og tildele handlinger under arrangementet og følge op på opgaver, selv efter at alle har forladt rummet. Idéen er at fange konklusioner og ideer, der kommer ud af en bestemt diskussion, og derefter opmuntre til og spore opfølgning af eventuelle beslutninger, der træffes.

Fantastisk forudsætning, "iffy" henrettelse. Selvom softwaren har nogle fremragende ideer, har den en svag implementering. Hvis funktionerne kan samles, kan Meeteor blive til et virkelig nyttigt værktøj på linje med nogle af vores Editors 'Choice-produkter til online-samarbejde, herunder Podio og Slack.

Lad dine mennesker ringe til mine folk

Tilmeldingsprocessen er enkel. Meeteor er gratis for hold med op til fem medlemmer, hvilket gør dæk sparket let. For større organisationer opkræver webapplikationen $ 9 pr. Bruger pr. Måned, hvor virksomhedslicenser er tilgængelig med specifik prisfastsættelse, der kun er tilgængelig fra Meeteors salg. Mødegæster (uden for din organisation) tælles ikke med i licensbetingelserne, så du behøver ikke at betale et gebyr for en engangsbesøg. Softwaren er integreret med Microsoft Outlook og Atlassian HipChat, med støtte til Google Kalender, der snart kommer, ifølge Meeteor.

Den første opsætning etablerer teammedlemskab og systemkonfiguration. For eksempel styrer administratorer, hvem der kan melde sig ind i et team, og hvor mange hold der er. Medarbejdere med en e-mail-id på virksomhedens domæne kan muligvis tilmelde sig automatisk eller kan være nødt til at bede om tilladelse; hold og arbejdsområder kan være private, medmindre medlemmer inviteres.

Du ønsker sandsynligvis at undersøge Meeteors valgfri forbindelse til Microsoft Outlook, fordi uden det kan teamopsætning være en smerte, især for større organisationer. Oprettelse af en organisation - især en ad hoc-organisation, såsom et brancheudvalg - betyder at kopiere og indsætte e-mail-id'er i invitationen-felterne. Det er okay for et par deltagere, men dette bliver hurtigt gammelt. Så IT-administratorer med et Microsoft Windows Server Active Directory (AD) -træ, der indeholder hundreder eller tusinder af brugere, vil hurtigt ønske at udnytte en slags bulkeksportkapacitet. Som et minimum skal Meeteor bede om tilladelse til at få adgang til en kontaktperson-app eller aktivere upload af en CSV-fil. Ideelt set bør det integreres med eksisterende CRM-apps (CRM) eller identitetsstyringsbutikker, fordi Meeteor-medlemslisten kun gemmer navn og e-mail-id. Ofte er det bare ikke nok til at hjælpe dig med at finde de rigtige mennesker.

Arbejdsområder hjælper dig med at organisere relaterede møder baseret på projekt, team eller enhver anden struktur, der fungerer for dig. Det er hovedsageligt et delt bibliotek, så du kan være så kornet eller generel, som du vil.

Før mødet: Bliv inviteret, bliver organiseret

Ofte består organisationen før mødet af en e-mail-snøstorm med en række vedhæftede filer, hvor mindst en vigtig modtager uundgåeligt er ude af distributionslisten. Det er her Meeteor lyser lysest: Meeteor giver alle et sted, hvor de kan dele relaterede oplysninger, der er tilgængelige, mens alle tænker på mødeemnet. Hvis intet andet, opfordrer det møderne til at arrangere klare mål og en klar dagsorden.

Du opretter et møde ved at definere dens formål (for eksempel "Bestem hvilke konferencer vi skal deltage i år" eller "Vælg prismodtagere") og tildele det til et arbejdsområde. Du bliver bedt om at vælge deltagere, mødedato og -tid samt placering og logistik. Dette er et andet område, hvor Microsoft Outlook-integration er nyttig, hvis dine IT-administratorer har tilføjet konferencelokaler til den globale adresseliste. Udfyldning af formularen overrasker dig ikke. Hvis det gør det, forbliver du ikke forvirret længe. Hjælpteksten er godt designet.

Meeteor leder dig derefter igennem processen med at oprette en struktureret dagsorden, hvor du bliver bedt om at levere de ønskede resultater, specifikke dagsordenpunkter og "forarbejde" -instruktioner for at hjælpe deltagerne med at forberede sig til mødet. Du kan uploade dokumenter for at hjælpe med denne indsats. Du kan også levere mødemateriale, grundregler og sætte roller såsom facilitator og noteoptager. Ingen af ​​disse er obligatoriske felter, hvilket er et plus og et minus. På den ene side letter det enkelheden ved et ad hoc-møde. På den anden side trinviser den tankevækkelsen, som værktøjet sigter mod at tilskynde.

Det er nemt at invitere mødedeltagere fra en liste med teammedlemmer, men du kan invitere alle til et møde via e-mail. Alle får dagsordenen i forvejen sammen med en kalenderinvitation samt resuméet efter mødets afslutning. Kun Meeteor-brugere kan bidrage til at møde dagsordener og noter, styre opgaver eller administrere arbejdsområder. Det er godt, da det at bede nogen om at tilmelde mig Meeteor (eller enhver anden service) til et engangsmøde beder om problemer, for ikke at nævne, at der er rod i organisatoriske kontaktliste.

Det er her problemet begynder, fordi planlægning af et møde begynder med, at du skriver ind dag, tid og placering (virtuel eller fysisk). Hvis du ikke bruger Microsoft Outlook's gruppekalendersystem, skal du slå dine kollegers plan separat. Det betyder, at for mindre organisationer eller møder, der afholdes med mennesker fra forskellige organisationer, skal du have en separat samtale (f.eks. "Hvornår er du tilgængelig? Er tirsdag god?"). Det fik mig til at ønske mig en form for "Angiv, hvornår der ville fungere for dig" -funktionalitet, såsom den, der leveres af Doodle eller Calendly. Hvis jeg har brug for fem eller 10 e-mail-samtaler for at oprette en acceptabel mødetid, er det nok overhead for mig at begynde at undre mig over, hvorfor jeg har brug for Meeteor.

Når et møde er planlagt, er det også på en fristående liste inde i appen. Jeg må huske at tilføje den til min iCal (eller hvilken app der er) manuelt, når invitationen ankommer igen, medmindre du har integreret den med Microsoft Outlook. Selv i Meeteor præsenteres møderne ikke med en visuel kalender; dette gør det vanskeligt at se, at nogen inviterede dig til et møde kl. 7.30 eller til at kortlægge din dag. Nederste linje: Meeteors værdi er mere rettet mod at udføre og optimere et mødes potentiale snarere end planlægning og logistik.

At holde en mødepost

Deltagerne kan notere med Meeteor under et møde, hvilket er en kraftig og nyttig procesændring for de fleste møder. Notefunktionen gør Meeteor attraktiv, især for folk der deltager i mange møder. De fleste af os skal skrive noter til os selv, men de deles ikke i et "Hvad skal vi gøre nu ved det?" måde, især efter møde.

Disse noter kan være almindelig tekst eller markeret som opgaver, beslutninger eller "indlæring". Du kan ledsage en beslutning eller indlæring med tekst, der forklarer dens rationale og virkning, men i sagens natur er disse blot fremhævede noter. Det er ikke en dårlig ting, da det tilskynder deltagerne til at spørge, "Så hvad blev der besluttet her?"

Du kan også tildele opgaver til en mødedeltager eller en anden i organisationen. Hver kan tildeles en forfaldsdato og gemmes efter kategori, der kan tilpasses (f.eks. "Næste trin" eller "bagbrænder"). På det enkleste niveau er det lige, hvad du handler efter. Vi vil dog gerne se, at opgaver har prioriterede indstillinger eller tidsfelter, som ikke er der i den aktuelle version. Denne mangel kan være problematisk for folk, der deltager i flere projekter eller på adskillige teams - nøjagtigt den slags tunge møde kunder, der ville være interesseret i Meeteor.

Du kan heller ikke tildele en opgave til nogen, der ikke er i organisationen, hvilket er et andet tilsyn. Forestil dig en handling: "Sørg for, at webdesignkonsulenten får os de nye mock-ups inden tirsdag." Designeren får ikke denne opgaveopgave eller meddelelse direkte, medmindre han eller hun er en mødedeltager eller en Meeteor-bruger. Det er ikke et kritisk tilsyn, da hvem der administrerer webdesigner sandsynligvis er på dette møde. Men det ville bestemt være mere praktisk og effektivt, hvis opgaver kunne dirigeres direkte til eksternt personale.

Følge op

Når mødet er forbi, kan du sende resuméet til deltagerne, så de kan integrere deres to-do-emner med deres egne kalendere, som igen afhænger af din e-mail-apps funktioner. Resuméet viser ikke, hvem der blev inviteret, hvem der deltog, og hvem der var no-show. Det er en anden funktion, vi gerne vil se, da det ofte kan være nyttigt at modtage disse resume.

Opgaver, der er tildelt mødedeltagere, vises på en opgaveliste, men Meeteors to-do-styring er minimal. Du er sandsynligvis stadig bedre stillet med en mere fuldt udstyret projektstyring eller opgavehåndteringsapp, såsom Asana. Med Meeteor kan du klikke på et element for at sige, at du har gjort det; det handler om det. Der er ikke mere avanceret funktionalitet, såsom en måde at registrere, om alle tildelte opgaver er afsluttet, når de blev afsluttet, eller endda en måde at officielt overlevere dem til en anden ("Bill vil gøre dette i stedet for").

Meeteors relativt få integrationsmuligheder skader tjenesten, især sammenlignet med mange andre Software-as-a-Service (SaaS) apps, som generelt forsøger at tjene så mange integrationsmuligheder til tredjedels software og andre tjenester som muligt. Især er Meeteors manglende støtte til REST API, som ville gøre det muligt for en kundes interne udviklere at opbygge deres egne integrationer, et tilsyn, som virksomheden bør adressere. Forretningsmøder har potentialet til at påvirke enhver forretningsproces, og dermed i forlængelse af mange forskellige forretningssoftwareplatforme. Selv et par flere integrationer for åbenlyse kandidater som kalendere og kontaktledere ville være dejlige. For at være retfærdig siger Meeteor, at flere sådanne funktioner kommer. At fremskynde den forbedring og tilføje støtte til uafhængig integrationsudvikling ville helt sikkert hjælpe i stedet for at virksomheden holder alt internt (som synes at være Meeteors nuværende strategi).

Rent praktisk er jeg nødt til at arrangere et møde i Meeteor efter at have hørt andre mennesker om, hvilken dag og tid der fungerer for dem. Derefter skal jeg fange tildelte to-do-ting under mødet (og føje dem manuelt til min kalender). Derefter skal jeg følge op på disse to-do-ting manuelt eller med hjælp fra en anden projektstyringsapp. Med flere måder at forbinde Meeteor til andre apps, har softwaren potentialet til at være en salve på en vedvarende smerte, som mange oplever i erhvervslivet. Men i sin nuværende form tvinger det tilstrækkelig information til at blive forhandlet manuelt eller indtastet to gange, som du ønsker at prøvekøre Meeteor omhyggeligt, før du køber.