Freeagent anmeldelse og vurdering

FreeAgent begyndte sit liv i 2007 i byen Edinburgh, Skotland, skabt af designere, der mente, at det var for hårdt at styre virksomhedens økonomi for de fleste små virksomheder og freelancere. FreeAgent ($ 24 pr. Måned), en skybaseret bogføringstjeneste, prøver ikke at være QuickBooks Online eller Xero. Det er tættere på FreshBooks, idet det simpelthen prøver at gøre processen med at betale og få betalt mere forståelig for ikke-regnskabsfolk. Det lykkes for det meste. Der er et fremragende instrumentbræt, der giver et grundigt overblik over din virksomheds økonomi og et godt designet, nyttigt hjemmebase til kontakter. Du kan endda sende fakturaer og estimater og betale regninger og foretage nogle grundlæggende projekt- og tidssporing.

FreeAgent leverer også enkle værktøjer til styring af udgifter og kilometertal, og det giver dig mulighed for at oprette forbindelse til dine online bankkonti og / eller indtaste transaktioner manuelt. Når du kategoriserer indtægter og udgifter, flytter webstedet disse numre til de relevante linjeposter på IRS-plan C, skønt det ikke hjælper med at beregne anslåede skatter. Du kan indstille og anvende flere momsniveauer, og du kan indstille flere virksomhedsspecifikke indstillinger, inklusive valuta.

FreeAgents regnskab med dobbeltindtastning er åbenlyst, når du ser et navigationslink til journalposter samt de nødvendige økonomiske rapporter. Desværre er der få rapporter ud over disse, og deres tilpasningsmuligheder er minimale. Du kan få oplysninger om dine lagerniveauer, men det er vanskeligt og for kompliceret til en applikation, der hævder at være designet til begyndere. Hvis du finder FreeAgent ønsket i et bestemt område, har du meget få muligheder for at forbedre dens anvendelighed med tilføjelser.

Kompatible værktøjer

Hvis du allerede har en database over kontakter i.CSV-format, kan du importere dem til FreeAgent med lidt finjustering. Webstedet importerer også projekter og kontakter fra Basecamp, og det tillader manuel indtastning af mennesker og virksomheder. Udfyldte kontaktposter er godt designet. Deres struktur hjælper med at minimere museklik og sparer tid.

Den aktive kontakts adresse og andre detaljer vises i en lodret rude til højre, mens hovedparten af ​​denne skærm viser flere typer økonomiske oplysninger, der er tilgængelige ved at klikke på faner. De inkluderer et 12-måneders resumé af fakturaer og fakturaer for den pågældende kontaktperson, en liste over relaterede projekter og fakturaer, en kontoudtog med et tilpasset datointerval, en kontohistorik og en note-fil.

FreeAgent indeholder skærme designet til at indtaste estimater, tidsskridt og timesedler (med en timer), fakturaer, regninger, udgifter og kilometertal. Dette er de grundlæggende transaktioner, som en enkeltperson eller meget lille virksomhed kan have brug for, og det tilladte detaljeniveau synes at være passende for mig. En skeletramme til projekter hjælper dig med at holde relaterede transaktioner og noter sammen. Når det er oprettet, har hvert projekt sin egen skærm med adgang til alle disse aktiviteter.

Du kan modtage betalinger fra kunder ved at oprette handelskonti med PayPal, Stripe eller Dwolla, men konkurrenterne tilbyder mere variation her. GoDaddy Bookkeeping går videre og lader brugerne administrere deres salg på e-handelswebsteder som Etsy og eBay.

Udgifter håndteres effektivt. Du kan kategorisere dem og specificere en valuta, linke dem til projekter og få dem til at blive tilbagevendende og uploade vedhæftede filer (sandsynligvis kvitteringer). Hvad angår regninger, foreslår FreeAgent, at du ikke indtaster de, der vises i dit bankfeed, f.eks. Webhosting eller telefonregningen, men kun dokumenterer de, som du vil betale efter at have modtaget en faktura, for eksempel, eller som er betalt med en kreditkort, som du ikke sporer på siden. Dette vil sikre, at der er en oversigt over disse udgifter.

Forskellige tilgange

Som enhver anden side, der er gennemgået her, giver FreeAgent dig mulighed for at oprette forbindelse til dine økonomiske konti ved at indtaste det brugernavn og det adgangskode, du normalt bruger til at få adgang til dem. Du kan også uploade kontoudtog direkte til webstedet.

FreeAgent behandler to vigtige processer på en måde, der kan være ukendt for brugerne. For det første tilbyder det ikke traditionel kontoafstemning, hvor du matcher en kontoudtog med din online saldo. Det giver dig snarere mulighed for at "forklare" transaktioner i dit bankfeed, der ikke automatisk matches ved at tildele en kategori og indtaste en beskrivelse. De andre tjenester til meget små virksomheder, som jeg har gennemgået, fungerer på samme måde.

For det andet er dens sporing af beholdning atypisk for USA-baserede regnskabsapplikationer til små virksomheder. Selvom du kan indtaste en tilgængelig mængde, når du opretter en varepost, og den mængde ændres, når du køber eller sælger den vare, udføres den faktiske bogføring inden for rapporter og journalposter. Du ved ikke, hvornår du opretter en faktura, om du har nok produkt til at sælge.

Komplekse problemer

Når det er tid til at forberede dine skatter, har du allerede et udkast til dit skema C til reference (baseret på FreeAgent-data), da FreeAgent-kategorier er baseret på de samme kategorier, som IRS bruger i skema C. Men webstedet gør ikke Det hjælper dig ikke med at beregne estimerede skatter, som GoDaddy Bookkeeping gør, og du kan ikke importere disse data til et skatteprogram. Du kan kopiere totalerne manuelt under skatteforberedelse eller give din regnskabsfører adgang, hvis han eller hun gør dine skatter.

Det giver mening at invitere din regnskabsfører til din FreeAgent-fil, da de fleste af de få tilgængelige rapporter er standardrapporter, der kræves i bogføring af dobbeltindtastning (balance, prøvebalance osv.). De er mere komplekse end de grundlæggende alderen debitorer og alderen kreditorer rapporter, som FreeAgent producerer. En freelancer eller en lille virksomhedsperson kunne forstå dem. Der er også et link i menuen Regnskab til journalindgange. At indtaste debiteringer og kreditter direkte er noget, der bedst gøres af regnskabsfolk.

Nogle mangler

FreeAgents instrumentbræt - kaldet Oversigt - er åbningsskærmen. Det er et godt værktøj, der leverer de nøgledata, du har brug for, for at få en fornemmelse af, hvor du står økonomisk på bare et minut eller to. En pengestrømsgrafik løber vandret over toppen; Du kan indstille den til at vise tre, seks eller 12 måneder. Nedenfor er der et fanebladsvindue, der lader dig mellem lister over fakturaer, estimater, projekter og tidssedler.

Yderligere vinduer på instrumentbrættet viser din kontosaldo, dine udgifter og regninger, dit overskud og tab og en tidslinje for kommende skattetidsfrister. Og knappen QuickLinks øverst til højre åbner en liste over links til individuelle aktiviteter, f.eks. New Expense. Alt på oversigtsiden består faktisk af interaktive links, så du hurtigt kan hoppe til relaterede skærme på webstedet.

En navigationsværktøjslinje på toppen af ​​skærmen opdeler webstedet i logiske indholdsgrupper, svarende til den måde, meget af konkurrencen gør. Fanen Kontakter åbnes til en tabel med alle dine kontakter, og der er flere muligheder for visning (Aktive klienter, Aktive leverandører, Kunder med åbne fakturaer og så videre). Du skal klikke på fanen Arbejde for at få adgang til alle transaktionstyper undtagen regninger og udgifter; de har deres egne faner. De resterende tre faner er Banking, 1040 Schema C og Accounting (rapporter og journalindgange).

Arbejdsskærmbillederne i FreeAgent bruger standard Windows-konventioner som rullelister, knapper og blanke felter til indtastning af data. Klik på menuen Arbejde, derefter for eksempel Estimater, så ser du en liste over estimater, du har oprettet. I rullelister kan du dele dette ned i alle estimater eller nylige estimater og videre efter status (f.eks. Udkast, sendt og afvist). Tabellen, der viser din målgruppe, har kolonner for dato, reference, kontakt og projekt, samlet værdi og status. Du kan åbne og ændre en af ​​dem ved at klikke på knappen Rediger og oprette en ny ved at klikke på linjen Tilføj nyt estimat øverst til højre.

Transaktionsformularer håndteres lidt anderledes end på mange konkurrerende websteder. Oftest ligner formularer deres papirstykker, og al information indtastes på en skærm. FreeAgent præsenterer en række felter på en liste, der repræsenterer det indhold, der normalt vises øverst på formularen. Du skal klikke på Flere indstillinger og oprette nyt skøn for at specificere dine præferencer og tilføje de faktiske poster.

FreeAgents skærme generelt er ikke så forståelige og heller ikke så grafisk tiltalende som hos konkurrenter som FreshBooks og GoDaddy Bookkeeping.

Kæmpe konkurrenter

Jeg gennemgik ikke FreeAgent head-to-head med websteder som QuickBooks Online og Xero; det blev evalueret i sammenligning med websteder som GoDaddy Bookkeeping og FreshBooks, online regnskabsløsninger, der er bygget specifikt eller freelancere og meget små virksomheder. FreeAgent understøtter de typer bogføringsopgaver, der kræves af mange eneejere og freelancere, men det kommer ikke under vores vinder af Editor's Choice - FreshBooks - på flere måder. FreshBooks 'brugergrænseflade og navigationsplan er mere attraktive og intuitive. Det tilbyder flere tilføjelser og rapporter, og individuelle værktøjer indeholder mere dybde og fleksibilitet. Den version af FreshBooks, som vi har gennemgået, er meget billigere end FreeAgent, og FreshBooks opkræver ikke noget for sin mobilapp, som FreeAgent gør. FreeAgent gør nogle ting godt, men ikke næsten nok til at udfordre FreshBooks i år.