Større, bedre sikkerhedskopi

Glem "Vinteren kommer." Hvis du vil have et familiemotto, der køler blodet, skal du tage mine: "Drives will fail." Jeg er ligeglad med, om du taler om en billig harddisk på 5.400 o / min eller det hurtigste, sorte, solid state-drev (SSD), om 8 GB flash på et tommelfingerdrev eller 2 TB hybridlager på dit skrivebord. Intet drev varer evigt, så intet drev kan udelukkende have tillid til dine dyrebare data og dokumenter. Derfor har du brug for noget, som vi alle ved, er afgørende, men for få af os faktisk har: sikkerhedskopiering.

Backup har et ry som computerunivers ækvivalent med tandtråd, en opgave, som kun en god to-sko gør (åh, ophør med at foregive; jeg ved, at du ikke gør det). Men hvis du administrerer et hjemmekontor, er det mere som at tage vand på en tur over ørkenen, da det er noget, du har brug for, periode. For særligt vigtige filer anbefaler jeg faktisk, at du arbejder i tredobbelt eller endda firedoblet, hvilket får mere sikkerhed med hver ekstra kopi. Lad os se på nogle sikkerhedskopieringsstrategier og -muligheder.

Gem tidligt, spar ofte

Dette er din arbejdskopi, den, du i øjeblikket redigerer på din produktionsmaskine. Din bekymring her er at undgå at miste timers arbejde i tilfælde af pludselig strømtab eller anden systemsvigt. Det er værd at overveje en old-school-løsning, som du ikke hører meget om i disse dage: ved hjælp af en uafbrudt strømforsyning (UPS). Men en endnu mere væsentlig praksis er - kan jeg få noget no her? - ikke for at lade timer gå uden at gemme dit arbejde.

Du kan udvikle den nervøse tik ved at slå Ctrl-S hvert par minutter, eller du kan lade din applikations auto-save-funktion gøre sine ting. I Microsoft Office, fx fører Filer> Valgmuligheder (Alt-F, T) til et Gem-panel, der giver dig mulighed for at specificere "Gem oplysninger om automatisk genopretning hvert X. minut" (jeg stemmer for fem eller 10) og markerer afkrydsningsfeltet for "Gem den sidste autosparrede version hvis jeg lukker uden at gemme."

Lokal sikkerhedskopi

Dette er, hvad de fleste mennesker tænker på som sikkerhedskopi: filer og mapper, der er kopieret til en ekstern lagerenhed. (Vi ser på fil-backups nørdige og mere kraftfulde fætter, disk imaging, i en senere rate). Den billigste og ofte mindst effektive måde at gøre dette på er at følge en Gem-kommando med en Gem som (F12 i Microsoft Office) og skrive en anden kopi af dit dokument til flytbar lagerplads, selvom kun et USB-flashdrev.

Den overlegne måde er at lade backup-software - hvad enten det er en del af operativsystemet (OS) (f.eks. Apples OS X Time Machine) eller et tredjepartsværktøj (som Seagate Technology's Dashboard, der leveres med selskabets Backup Plus-drevfamilie) -Automater jobbet med at tage backup af et eksternt drev, der er større og sværere at miste end et tommelfingerdrev.

Sådanne drev er bemærkelsesværdigt overkommelige (endda snavs billige), fås tilgængelige pr. Gigabyte og er rummelige nok til at beskytte den største dokument- eller familiefotosamling. Bærbare harddiske, der opretter forbindelse til din pc via et enkelt USB 3.0-kabel (kræves ingen lysnetadapter) kommer i størrelser op til 4 TB, mens desktopharddiske, der har USB 3.0- eller Thunderbolt-kabler plus strømadaptere, i øjeblikket kører op til 8 TB.

Se efter backup-software, der giver dig mulighed for at specificere hvilke filtyper og mapper, der skal gemmes, kan sikkerhedskopiere åbne filer (jeg forlader regelmæssigt en artikel, jeg skriver eller et regneark, jeg redigerer åbent og på skærmen hele dagen) og understøtter versionering eller gemning flere versioner af den samme fil - hvis du sikkerhedskopierer kontinuerligt eller hver time - som jeg anbefaler dagligt eller om natten nedetid. Hvis en fil bliver beskadiget, har du brug for adgang til den sidste gode version. En bonus er et drev, der følger med en kupon eller anden deal til cloud-backup.

Cloud Backup

Hvis du har en Microsoft (Outlook.com e-mail) eller Google (Gmail) -konto, har du 15 GB gratis online lager, der er ideel til sikkerhedskopiering. Hvis du vil have 1 TB, koster Google Drive dig $ 9, 99 per måned, mens Microsoft OneDrive koster dig $ 6, 99 per måned, inklusive Office 365 Personal. Ud over at tilbyde ekstramateriale såsom browserbaseret produktivitetssuiter, kan begge tjenester smertefrit synkronisere filer og mapper fra din pc til skyen (som andre som Dropbox også kan og Boks, lader dig få adgang til dem fra enhver web-tilsluttet enhed.

Hvis du ikke kan lide månedlige gebyrer eller ikke har tillid til skytjenester - som til trods for at stræbe efter 99.999 procent oppetid og kan gå ud af drift i korte perioder nu og da - kan du konfigurere dine egne med en personlig eller gøre -en-selv sky-platform, såsom Western Digital Technologies ' Min sky. Forbrugervenlige versioner af, hvad kontorer i mange år har kendt som netværksbundet lagerplads (NAS), disse harddiske opretter forbindelse til din netværksrouter snarere end direkte til din pc. De udfører to funktioner: lokal sikkerhedskopiering og arbejde som en webserver, så du kan synkronisere og få adgang til filer online.

Versioner med to drev indeni (Western Digital's er Min sky spejl og Seagate's er Personal Cloud 2-Bay) bruger Redundant Array of Independent Disks (RAID) til at spejle det ene drev mod det andet. Dette betyder, at det, der annonceres som en 8TB-enhed, kun kan sikkerhedskopiere 4 TB, men holder dine ting sikkert, hvis et af drevene mislykkes. De er fremragende løsninger til avancerede hjemmekontorer.

Off-site backup

Dette har ekko af virksomheden snarere end hjemmekontoret, men giver mening for tænkere i værste tilfælde: Hvad nu, hvis Gud forbyder, at dit hus brænder ned eller bliver fanget i en oversvømmelse, og banker uanset hvilke kopier af dine data, du har ” har fået de første par muligheder, der allerede er nævnt (medmindre dit sted er bosiddende på et Sherman-tank-drev som ioSafe's brand- og vandtæt Solo G3)?

Svaret for de fleste af os er en sikkerhedskopi i skyen, men ekstra forsigtige brugere vil også opbevare endnu en fysisk kopi på et andet sted end deres primære kontor. Dette er en god brug for et USB-flashdrev, som du kan opbevare i en skrivebordsskuffe hos mor og fars condo på tværs af byen, i et pengeskab i banken eller give til en betroet ven (mange drev leveres med krypteringssoftware, hvis du stoler ikke på din ven for ikke at kikke på dine filer). At holde en off-site-kopi opdateret og opdateret er imidlertid en udfordring, der bedst overlades til den virkelig paranoide. For de fleste af os er den en-to-stans lokal backup og cloud-backup tilstrækkelig til afslappende søvn.