Video: 30 ultimative Outlook tip og tricks til 2020 (Oktober 2024)
Office 365 er Microsofts hurtigst voksende kommercielle produkt nogensinde og er nu den første implementerede applikation i virksomheden. Tidligere i år annoncerede Microsoft, at Office 365 nu har næsten 50 millioner aktive forretningsbrugere om måneden. Og ifølge Microsofts seneste indtjeningsrapport er Office 365 fortsat selskabets mest rentable forretnings- og produktivitetsprodukt.
Som virksomheder og små til mellemstore virksomheder (SMB'er) migrerer til Office 365 og Office 2016 står de overfor udfordringer med at migrere til en ny teknologi, mens de håndterer arvssystemer og betydelige kulturelle ændringer for virksomheder, der har opereret på samme måde i årevis. Bare fordi en virksomhed køber Office 365, betyder det ikke, at deres ansatte drager fordel af det for at forbedre samarbejdet og øge produktiviteten. At få medarbejdere til at ændre, hvad de er vant til, er en udfordring, og det er også at investere den tid og de ressourcer, der er nødvendige for at sikre, at brugeren vedtages hurtigt og problemfrit.
MessageOps, en skybaseret Office 365- og Microsoft Azure-dokumentdelingsservice, tilbyder uddannelse, vedtagelse og ændringsadministrationstjenester for at hjælpe virksomheder med at overgå til Office 365 på Azure-skyen. Chris Pyle, administrerende direktør for MessageOps, fortalte PCMag, at Office 365 gør overgangen enkel, men uden en klar strategi, der er på plads til at drive adoption, kan virksomheder ikke og vil ikke løsrive platformens fulde forretningsværdi.
"Med Exchange og SharePoint behøver du ikke vide, hvordan du indstiller det, konfigurerer det, administrerer det, gør det overflødigt og gør det tilgængeligt, " sagde Pyle. "Med Office 365 er alt, hvad du skal gøre, at tilføje dine data og dine brugere, hvilket giver dig et fuldt funktionsdygtigt, meget tilgængeligt virksomhedsmiljø. Dette miljø kan fås adgang fra hvor som helst sikkert, med ringe eller ingen applikationsoplevelse. Små virksomheder kan have samme miljø som Fortune 500-virksomheder uden at skulle investere i højtuddannede, meget dyre tekniske ressourcer.De har også adgang til de robuste værktøjer, som Office 365 tilbyder til alle virksomheder store eller små, og kan være i gang i løbet af få dage."
Pyle udarbejdede 7 henstillinger og tip til at lette effektiv Office 365-vedtagelse, og hvordan man bruger den til at maksimere virksomhedens produktivitet, når projekter afsluttes.
1. Top-Down-transformation
For at sikre en smidig Office 365-overgang sagde Pyle, at ledelsesindkøb er et must. "Hvis medarbejdere ikke kan se de højere ups promovere og bruge platformen, vil de heller ikke det, " sagde Pyle. "Ligesom ledere er et stærkt eksempel, så gør 'mestre' eller 'magtbrugere' i hold. Dette er de ansatte, der ikke er tilfredse med status quo og er virkelig begejstrede for potentialet i Office 365."
2. Uddannelse og træning
En virksomheds ledende ledelse kan ikke forvente, at medarbejderne drager fuld fordel af Office 365 uden at give dem ordentlig uddannelse og uddannelse. Pyle anbefalede, at virksomheder sammenstiller et videobibliotek med "snackbare" læringsvideoer i et minut eller to minutter som en praktisk og effektiv måde at levere løbende træning på. "Kommunikation er også nøglen sammen med at gøre adoptionsrejsen sjov, " sagde Pyle.
3. Omfavn Office 2016
Udgivelsen af Office 2016 gør skyen mere tilgængelig. Der er mere skyintegration, hvilket betyder udvidede tilslutningsmuligheder. "OneDrive og SharePoint i skyen giver dig mulighed for at gemme og dele filer til skyen enkelt og nemt, " sagde Pyle. "Vi betragter Office 2016 som en anden mulighed for virksomheder for at maksimere værdien af deres Office 365-investering. De kan bruge de ressourcer, de har købt med Office 365, som inkluderer Office 2016 til E3-brugere. Som med alle nye funktioner eller nye udgaver, af naturligvis vil der altid være en læringskurve involveret i at finde, hvor alle dine muligheder og indstillinger befinder sig."
4. Husk sikkerhed
Office 365 omfatter i øjeblikket mere end et dusin applikationer, herunder OneDrive, OneNote, Outlook, Sway og Yammer. Men Pyle understregede vigtigheden af datasikkerhed, når han arbejder med disse applikationer. "Det er let at tilføje og gøre disse applikationer tilgængelige. Brugere kan dele internt ved blot at højreklikke på" del med "og endda gå så langt som medforfatterfiler i Word, Excel og PowerPoint, " sagde Pyle. "Office 365 er afhængig af Azure Active Directory for sikkerhed, men organisationer skal være forsigtige, når de planlægger at flytte følsomme data ud af deres direkte kontrol. Microsoft har også tilføjet Forebyggelse af datatab for både SharePoint og Exchange for at tilføje et yderligere sikkerhedsniveau. Men som med noget nyt, skal en specifik forståelse af sikkerhed altid være foran dit sind."
5. MDM og mobil produktivitet
Pyle påpegede Office 365s mobile evner, især dens evne til at hjælpe med at øge den samlede produktivitet. "Office 365 gør det lettere for brugerne at få adgang til deres ressourcer på enhver enhed, hvor som helst, uden at bekymre sig om forbindelse og sikkerhed, " sagde Pyle. "For eksempel kan brugere få adgang til Office-applikationer på deres tabletter og telefoner, og administration af mobilenheder (MDM) er nu inkluderet i Office 365 for alle mobile enheder. Endelig skifter Software-as-a-Service (SaaS) ansvar fra forbrugeren til sælgeren (i dette tilfælde Microsoft) i den forstand, at hvis den ikke fungerer som krævet, skal du blot slukke for tjenesten og stoppe med at betale."
6. Internt samarbejde
En af Office 365s mest avancerede produktivitetsproblemer, sagde Pyle, er den interne samarbejdsevne, som OneDrive for Business (OD4B) og SharePoint (SP) giver. "En bruger kan uploade en fil til dokumentbiblioteket, klikke på dokumentet, dele den med en bruger eller gruppe samt arbejde sammen om dokumentet på samme tid, " sagde Pyle.
"Vedhæftede filer er udfordrende for alle organisationer, da brugere ser ud til at bruge e-mail som deres filkabinet. SP og OD4B muliggør brug af 'links' til filer i modsætning til vedhæftede filer, og både i OWA og Exchange ved hjælp af MessageOps-værktøjet, kan du klikke på 'Vedhæft', men giv mulighed for at uploade til OD4B og dele links, som tilføjer versionering og samarbejde ved hjælp af den proces, som brugerne er bekendt med. Ved hjælp af OD4B og SP gør det muligt for brugerne at arbejde sikkert på enhver enhed ved hjælp af browserbaserede versioner af Microsofts mest populære apps og har muligheden for at tjekke, redigere og uploade ændringerne næste gang brugeren er online."
7. Skype til forretning
Pyle sagde, at Skype for Business tilbyder fantastisk Office 365-funktionalitet til videokonferencer, onlinemøder og instant messaging som produktivitetsværktøjer til enhver størrelse virksomhed. ”Brugere kan oprette forbindelse via Skype, tale frem og tilbage gennem deres pc eller på en telefon og foretage redigeringer på en fil samtidigt eller serielt med mulighed for at gå tilbage til tidligere versioner efter behov, ” sagde han.
