5 ting at overveje, når du vælger software til tidssporing

Hvis din virksomhed er på udkig efter en tidssporingsløsning, der kan hjælpe den bedre med at overvåge, hvor meget tid medarbejdere bruger på specifikke opgaver, vil du være glad for at høre, at der er snesevis af løsninger, der kan hjælpe. Fordi der findes så mange tjenester, kan det desværre være afskrækkende, fordi der findes så mange tjenester. Faktorer som projektstyringsfunktion (PM), tilsyn med medarbejdere, tilpasning og selvfølgelig pris er overvejelser, der bærer en lige og intens undersøgelse.

, nedbryder vi de vigtigste ting, du skal overveje, når du vælger software til tidssporing. Vi forklarer hver enkelt faktor i detaljer, og vi fortæller dig, hvad du skal kigge efter for at tage den rigtige beslutning. God jagt!

1 1. PM vs. Pure Play

Tidssporingssoftware findes i to forskellige varianter. Du kan købe værktøjer, der er små dele af overordnede PM-suiter, eller du kan købe software, der gør lidt mere end at registrere, spore og hjælpe med at udbetale for arbejdet tid. PM-værktøjer er ideelle til professionelle servicevirksomheder, der ønsker at gøre ting, såsom skybaseret fildeling, delegering af opgavehåndtering, projektanalyse, rapporteringsomkostninger, budgetprognosering, fakturering, betaling, sporing af fakturerbare timer og fremskrivning af fremtidige personalebehov. Mellemstor til store virksomheder har en tendens til at bruge disse værktøjer mere end små virksomheder og uafhængige entreprenører gør. I denne kategori finder du værktøjer som Mavenlink, Wrike og Zoho-projekter - som hver repræsenterer det bedste af PM-markedet med indbygget kvalitetstidssporing.

For freelancere og virksomheder, der er mere fast besluttet på at holde styr på, hvem der har arbejdet, og hvornår, der er en anden kategori af software til tidssporing, der sandsynligvis giver mere mening. I denne klasse finder du software som Hubstaff og vores redaktørens TS-ark. Disse værktøjer gør lidt mere end at lade dig tilføje og spore tid, redigere allerede logget tid, rapportere om arbejdet tid og føre tilsyn med en stab af arbejdstagere. Begge værktøjer udfører disse opgaver usædvanligt godt. Desværre giver rene værktøjer til sporing af spilletid ikke dig den PM-funktionalitet, du finder i sidstnævnte kategori. Dette betyder, at større virksomheder, der har brug for PM-værktøjer, bliver nødt til at gå med et tredjepartsværktøj, hvis de vælger en tidssporing for rent spil.



2 2. Pris og planer

Rene spilletidsporingsløsninger er billigere end tidsporingsløsninger bundet til PM-suiter. TSheets starter med en gratis plan, der er rettet mod en bruger. Denne plan er ideel til freelancere, der har brug for at spore tid, mens de arbejder på projekter. TSheets har også en plan for op til 99 brugere, der koster $ 4 pr. Bruger pr. Måned, med et $ 16 basisgebyr pr. Måned. Hubstaff starter med en grundlæggende $ 5-pr-måned-plan, der giver dig adgang til enkle tidssporingsværktøjer, en medarbejderes betalingsplanplan, 24/7 support og brugerindstillinger, der kan styres medarbejder-for-medarbejder. Hubstaff tilbyder også en $ 9-pr-måned-pr-bruger Premium-plan, der inkluderer alt, hvad du finder i basisplanen, men du får også adgang til Hubstaffs applikationsprogrammeringsgrænseflade (API) og et grundlæggende planlægningsværktøj.

Fordi du får så meget mere funktionalitet fra PM-fokuserede værktøjer, bør det ikke overraske, at du vil betale mere. Den billigste plan fra Mavenlink, der inkluderer tidssporing koster $ 39 per bruger per måned. Zohos billigste tidsregistreringsplan koster $ 25 pr. Måned for et ubegrænset antal brugere, men kun 20 projekter. Wrikes billigste tidsregistreringsplan koster $ 24, 80 per bruger per måned.



3 3. Overvågning af medarbejdere

Nogle løsninger går ud over for at sikre, at medarbejderne arbejder, hvor og når de siger, at de er. Nogle værktøjer, såsom Hubstaff, registrerer skærmbilleder, mens medarbejderne er på uret, og sender dem derefter skærmbilleder til ledere, før medarbejdere kan krediteres at have afsluttet et skift. Disse værktøjer kan også registrere en log over tastatur- og museaktivitetsvolumener under skift. De fleste af de værktøjer, vi testede, giver dig mulighed for at overvåge medarbejderbevægelser via GPS-sporing, når de bruger værktøjets mobile apps, og nogle lader dig kræve, at brugere klikker på en selfie, når de ankommer eller forlader placeringer.

Hvis du har brug for dette niveau (uhyggeligt) tilsyn, vil dit felt være smalt. Ikke hver gang sporingsværktøj tilbyder dette som en indbygget funktion, og PM-baserede værktøjer har en tendens til ikke at tilbyde denne funktion overhovedet. Sørg for at spørge hver leverandør, hvis de tilbyder dette, inden du begynder at prøve produkter.



4 4. Brugerdefinerede felter

De fleste værktøjer er udelukkende baseret på sporingstid. Nogle værktøjer giver dig dog mulighed for at indgå i yderligere datasæt for virksomheder og enkeltpersoner, der måske er mere fokuseret på produktion snarere end varighed. Dette er især nyttigt til konstruktion, transport og fremstillingstjenester, der er lige så tilbøjelige til at måle ud fra oprettede strukturer, tilbagelagte afstande og genstande, der er produceret, som det er arbejdstimer. For eksempel giver TSheets dig mulighed for at opbygge seks fuldt tilpasselige felter, der kan tilføjes som en prompt til hvert ur-out. Hvis du driver et byggefirma, kan du spørge: "Var der en hændelse? Ja eller Nej." Hvis arbejdstagere ikke reagerer, er de ikke i stand til at slå ur. Eller du kan spørge lastbiler, hvor mange kilometer de lige kørte. Disse felter trækkes derefter ind i rapporter for at give dig et mere dimensionelt overblik over, hvordan arbejdet udføres, hvor produktive teams er, og alle andre relevante arbejdsdata, du muligvis har brug for for at skabe et komplet billede af en arbejdsdag eller skift.

Selvom Wrike ikke giver dig den samme avancerede tracking som TSheets, kan du stadig indsamle vigtige data fra medarbejdere ved begyndelsen og slutningen af ​​skift. Med Wrike kan du føje brugerdefinerede felter til opgavelinjen, så når du går over dine rapporter, kan du se ting som "fakturerbarhed", jobhændelser, kilometertal osv. Desværre vises disse elementer i din overordnet opgavevisning fra PM-konsollen, men dataene vises ikke i dine tidsindgangsrapporter.

Hvis din virksomhed er mere tilbøjelig til at måle produktion end arbejdstimer, kan en løsning med tilpassede felter muligvis være bedre for dig. Sørg for at spørge din leverandør, hvilken tilpasning de tilbyder, samt hvordan disse tilpasninger indgår i rapporter.



5 5. Integrationer og udvidelser

Den største fordel ved Zoho Projects er at få adgang til Zohos softwareøkosystem, der inkluderer kundeforholdsstyring (CRM), e-mail-marketing og HR-software (HR) software og styringsværktøjer. Du kan nemt omdanne disse produkter til en omfattende løsning, der materer data fra den ene til den anden uden nogen manuel indgriben. Dette er fantastisk til betalingsbehandling, projektbemanning, fakturering og næsten alt andet, der kombinerer arbejdet tid med data, der vises i anden software.

Sørg for at spørge dine leverandører, om de integreres med tredjepartsværktøjer. Hvis du kan lide to leverandører lige, men den ene tilbyder flere af disse organiske integrationer end den anden, skal du gå med førstnævnte. Husk: De fleste tidssporingsløsninger tilbyder en åben applikationsprogrammeringsgrænseflade (API), hvilket betyder, at dit interne udviklingshold kan opbygge integrationer med andre åbne API-værktøjer. Men hvis du driver et lille firma, eller hvis du bare ikke har den interne tekniske dygtighed, har du sandsynligvis brug for disse integrationer for at blive leveret organisk via din leverandør.