Indholdsfortegnelse:
- 1 Start showet med det samme
- 2 Gå til B eller W for at få fokus på dig
- 3 Spring over kuglerne
- 4 Gem let skærmbilleder
- 5 Start med et tomt lærred
- 6 Hold markeringsruden praktisk
- 7 Indsæt billeder fra Flickr, OneNote
- 8 Tilføj rister og linealer
- 9 Animer dine diagrammer
- 10 Brug læsevisning til eksempelvisning
- 11 Opsæt en kioskpræsentation
- 12 Output til video
- 13 Lav musikforlængelse over flere dias
- 14 Kopier ikke og indsæt; Duplikere.
- 15 Animer noget
- 16 Kombiner figurer
- 17 Fjern billedbaggrunde
Video: Top 15 Microsoft PowerPoint Tips & Tricks (Oktober 2024)
Der kommer en tid i næsten alle unge (eller gamle) kontorarbejderes liv, hvor aflukket skal vige plads for bestyrelseslokalet, eller værre, for dais. Det betyder at tale offentligt, og oftere end ikke, at tale normalt ledsages af lysbilleder. Sådanne præsentationer er indgroet i den offentlige bevidsthed, fra at se direktører med store navne spew hastigheder og feeds om nye gadgets til fascinerende TED-samtaler om ethvert emne under solen. Selv lærere i klasseværelset giver lektioner på en måde, som den gamle tavle aldrig kunne formidle.
Det er rimeligt at sige, at langt de fleste af disse præsentationer er oprettet ved hjælp af PowerPoint, præsentationsværktøjet, der er en hæfteklamme i Microsoft Office-pakken. Webstedet SlideNirvana.com estimerer, at PowerPoint er på mindst 1 milliard computere (med en B!) Verden over. Hvis endda en tredjedel af dem bruger softwaren, er det stadig ækvivalent med hele befolkningen i De Forenede Stater, der laver lysbilledsbaserede udstillinger.
Og de fleste af dem sutter. Det er måske ikke kvantificerbart, men så mange artikler er skrevet om denne kendsgerning - og så mange af os lever gennem dem - det er svært at argumentere for (magt) punktet. Ligeledes er der skrevet mange, mange artikler og hele bøger om, hvordan man fremstiller effektive præsentationer. Dette er ikke en af disse historier.
Denne samling af tip handler om vagarierne i selve den magtfulde PowerPoint-software. Det er beregnet til dem med et indblik i det grundlæggende og ud over, der leder efter den ekstra lille gås for at få mest muligt ud af programmet. Vi håber med disse tricks - hvoraf nogle uundgåeligt har nogle råd til bedre præsentationer og lysbilledshow - hjælper med at gøre dit næste talende engagement endnu mere overbevisende. Bemærk, at disse tip er specifikke for PowerPoint 2013, den seneste version.
(Billeder i dias, der ofte laves med lysbilledshows fra SlideShare .)
1 Start showet med det samme
Vi har alle set for meget af præsentants laptopskærme, fulde af rodede ikon-strødede desktops eller ulæste e-mails, når de prøver at starte en PowerPoint-præsentation. Få ret til det ved at navngive filen med en.PPS (eller.PPSX) filtypenavn. Det er et PowerPoint-show, og et hurtigt dobbeltklik på det går lige ind i slideshowet, ikke til PowerPoint-redigeringsfunktion. Klik på Esc for at afslutte lysbilledshowet.
2 Gå til B eller W for at få fokus på dig
Når du præsenterer, er diasene beregnet til at hjælpe dig, taleren - ikke blive en distraktion. Når tiden er inde til at sikre, at publikum er opmærksom på dig alene, skal du trykke på B-tasten for at sende skærmen til en komplet black out, eller W-tasten for at gå til en hvid ud. Tryk derefter på en vilkårlig tast eller klik med musen for at komme tilbage til lysbillederne. Det er en god teknik at få alle øjne på dig, selvom diaset er fuld af noter, animationer eller video.
3 Spring over kuglerne
Tag et signal fra Steve Jobs og Tim Cook. Punktliste ser ikke rigtigt ud. Den smarte måde at lave en liste på er at slippe hvert liste på en ad gangen, helst ved siden af et stort billede, der er det rigtige fokus. Giv hvert listepost sin egen skyldige, mens du taler… men aldrig med kuglerne.
4 Gem let skærmbilleder
Hvis din præsentation handler om at demonstrere noget, der normalt er på din computerskærm, gør PowerPoint det let at få tag på skærmbilleder. Klik på ikonet Screenshot på fanen Indsæt, og du vil se et miniaturebillede af hvert af dine aktuelt åbne vinduer. Ændr størrelse på vinduet for at vise nøjagtigt, hvad du først vil have, og kom derefter tilbage og vælg det - det falder ned i det lysbillede, du redigerer.
5 Start med et tomt lærred
Mange mennesker bebrejder dårlige diaspræsentationer på en skyldige: færdiggjorte diasskabeloner. Der er masser af dem inkluderet i PowerPoint og tusinder af dem online, gratis og til salg. Det bedste du kan gøre for at lave en præsentation til din egen er at starte fra ingenting. Få det tomme op, personaliser det med din egen kunst, og brug nogle unikke skrifttyper. Det går langt i retning af at gøre noget unikt og mindeværdigt for publikum.
6 Hold markeringsruden praktisk
Gå til fanen Hjem, gå til sektionen Redigering og vælg Vælg> Markeringsrude. Det vises på højre side (du kan trække det til venstre). Hold det åbent, mens du arbejder - dette kontrolpanel, der giver dig mulighed for ikke kun at navngive hvert element på skærmen, men omarrangere rækkefølgen af lagene med emner (for eksempel hvis et billede er bag teksten, flyt det op). Klik på det lille øjeikon ved siden af hvert element for at skjule det, så du kan koncentrere dig om de andre områder.
7 Indsæt billeder fra Flickr, OneNote
Gå til fanen Indsæt, og vælg Online-billeder. Blandt de muligheder, du kan se for indsættelse af billeder, er de standard ting som Office.com Clip Art og Bing Image Search (Sørg for, at de er Creative Commons-billeder!), Men også Flickr, OneNote og Facebook. Et hurtigt klik på hver binder din Microsoft-konto til de pågældende konti (i Flickrs tilfælde er det dit Yahoo ID), så du kan hænge billeder fra din konto til at indsætte. Klik på indstillingen Se mere, og der er et søgefelt. Du kan ikke søge på andres konti, bare dine egne. Så Flickr-brugere, du er stadig nødt til at besøge stedet for at downloade fantastiske Creative Commons-billeder, der er fri til brug, i høj opløsning i din præsentation.
8 Tilføj rister og linealer
Det er meget lettere at foretage ting i PowerPoint, end det plejede at være, men hvis du ønsker at gøre det visuelt, skal du bruge rutelinjer og linealer. De er ikke som standard til, men de er lette nok til at tænde - højreklik på et sted uden for selve diaset, men ikke i sidebjælkerne. Du får et drop down for at aktivere gitter og linealer samt mere tydelige linjer for den vandrette og lodrette opdeling af hvert lysbillede; læg en markør over disse linjer, og du kan trække dem rundt. Højreklik på dem, og ændre deres farve, så de skiller sig ud.Når du højreklikker på ristelinierne (faktisk prikker, der er i nærheden), får du en rulleliste og kan vælge Gitter og guider. Det fører til en dialogboks, hvor du kan fortælle PowerPoint at "klikke" elementer til linjerne, så de justeres automatisk. Du kan ændre afstanden mellem linjer, så gitteret ikke er overvældende.
9 Animer dine diagrammer
Klistring af et Excel-esque-diagram er omtrent så simpelt som det bliver i PowerPoint: Gå til fanen Indsæt, klik på Diagram, og det klæber et ind med prøveinfo, som du nemt kan erstatte. Hvad er cool: animere diagrammet et element ad gangen. Når du har indsat et diagram, skal du klikke på fanen Animationer, tænde derefter på Animationsruden og derefter klikke på Tilføj animation. Vælg en animeret effekt. Højreklik derefter i animationsruden, hvor du ser posten til diagrammets animation, og vælg Effektindstillinger. Dette giver dig mulighed for at tilføje lyd og ændre animationstimingen, men på den sidste fane - Kortanimation - ændre gruppekort fra "Som et objekt" til "Efter kategori". Når diagrammet derefter vises på skærmen, vises det et element ad gangen, mens du klikker på, med søjler eller stykker af tærter, der ankommer den ene efter den anden, som om hver af dem var sin egen dias.
10 Brug læsevisning til eksempelvisning
Du behøver ikke at hoppe til diasshowtilstand for at se, hvordan præsentationen vil se ud, mens du arbejder. Skift til læsevisning, et af valgene på fanen Vis, og du får en øjeblikkelig inkling, uden at PowerPoint overtager hele skærmen (inklusive Windows-værktøjslinjen). Den endnu hurtigere måde: Klik på ikonet "åben bog" i statuslinjen i bunden af PowerPoint for hurtigt at springe frem og tilbage.
11 Opsæt en kioskpræsentation
Kiosktilstand er, når din præsentation er indstillet til bare at spille, igen og igen, hvad enten det er med menneskelig indgriben eller ej. Uanset hvad det bare spiller og springer det ikke ud for at give seeren adgang til skrivebordet. Det er perfekt til messer og naturligvis kiosker, som du kunne finde i et indkøbscenter.For at gøre det skal du klikke på fanen Diasshow, vælge Opsætning af diasshow og i dialogboksen klikke ved siden af Browsed at kiosk (fuld skærm). Du kan også indstille den til at løbe kontinuerligt eller endda at springe den lydfortælling, du har indbygget, eller andre animationer. Gå derefter til fanen Overgange til boksen Varighed, så du kan indstille et tidspunkt for hvor lang tid et dias vises - tiden er i sekunder. Hvis du klikker på Anvend på alle, tildeler den selvfølgelig timingen til hvert lysbillede, selvfølgelig.
Hemmeligheden ved at undslippe præsentationer for kiosktilstand? Tryk på Esc-tasten.
12 Output til video
Den anden mulighed for en kiosklignende præsentation, der bare afspilles og afspilles, er at udsende hele diaset til et videoformat. Det bruger de overgangstider, du har forudindstillet, den lyd, du har optaget til at afspille med hvert dias, endda de animationer, du har indstillet i hvert dias. (Videoer, også hvis de kommer fra din harddisk - den udsender ikke en integreret video fra YouTube eller lignende.) Den resulterende WMA- eller MP4-fil fungerer som en charme i en afspiller som VLC Player, som i sig selv kan være indstillet til fuld skærm med en konstant løkke.
13 Lav musikforlængelse over flere dias
Det er nemt at indsætte lyd i et dias - du klikker på fanen Indsæt, vælger Audio, og du kan vælge fra Online Audio (selvom det aldrig fungerer for mig - jeg får kun Microsoft Clip Art som en indstilling med intet at vælge imellem; MS har brug for en håndtere SoundCloud), lyd på din harddisk som en MP3-fil, eller muligheden for at optage din egen fortælling. Som standard afspilles enhver lyd, der er indsat på et dias, for netop dette dias. Du kan ændre det.Klik på højttalerikonet, der viser, at du har indbygget lyd. Du kan se lydværktøjer over fanerne øverst. Vælg den nye fane Afspilning. Marker afkrydsningsfeltet for "Afspil på tværs af lysbilleder" i Start-sektionen. Det er det - nu afspilles lyden over de næste par lysbilleder, indtil musikken løber tør. Endnu bedre skal du klikke på Trim Audio for kun at få den del, du har brug for. Du kan også gøre musikikonet usynligt ved at markere "Skjul under visning", men det gør det umuligt at klikke på det og starte lyden. (Det er imidlertid en god ide at bruge det, når du udsender diaserne til video.)
Dette fungerer ikke rigtig godt med voice overs, men du kan prøve det. Hver lydindlejring har sin egen lydstyrke-skyder, så skru ned for den generelle lydstyrke på en musikalsk baggrund, hvis du planlægger at indsætte anden lyd.
14 Kopier ikke og indsæt; Duplikere.
Du kan ramme Ctlr-C for at kopiere og Ctrl-V for at indsætte konstant, hvis du skal genbruge et element på et dias igen og igen. Duplicering er lettere: hold Ctrl nede, mens du klikker og trækker på det pågældende objekt. Det gør en nøjagtig dupe. Bliv ved med at vælge og lave dupes, og de vil også jævnt fordele sig selv.Den store ting at dupe er hele objektglas eller sæt lysbilleder. Vælg bare en eller flere dias i den venstre navigationsrude, gå til Indsæt, klik på Ny dias-menu, og vælg Dupliser valgte slides.
15 Animer noget
Du kan gribe næsten ethvert element i et PPT-dias og få det til at flytte. Vælg elementet, gå til fanen Animationer, og i højre ende af Animationsgalleriet, klik på pil ned for at få "Mere". Der vil være mange, mange bevægelsesindstillinger at vælge imellem for, hvordan et element vises, får vægt eller forsvinder - men for animeret bevægelse skal du gå til det fjerde afsnit. Hvis du vælger Brugerdefineret sti, kan du få objektet til at gøre næsten alle vilde bevægelser, du vil have på skærmen, før det lægger sig ned.Selvfølgelig har en af reglerne for gode præsentationer en tendens til at være, ikke animere noget, hvis du kan hjælpe det. Så husk det. Ingen ønsker et publikum med bevægelsessyge.
16 Kombiner figurer
Du kan indsætte masser af forud oprettede figurer fra fanen Indsæt. Men vidste du, at du kan blande og matche dem for at skabe unikke nye former? Bare placér dem, hvor du vil, vælg alle objekter, klik på fanen Tegningsværktøjer> Format, og brug menuen Flet figurer til at lave noget nyt, der kombinerer dem, trække det ene fra det andet, hvor de krydser hinanden, og andre sjove indstillinger. Det er en sej måde at lave et Venn-diagram på. Dette værktøj fungerer endda med tekst og billeder, så du kan indsætte et billede i en form, billeder i et ord eller indsætte tekst i en form.
17 Fjern billedbaggrunde
Du kan rydde op i et billede ved at tage baggrunden ud. Vælg det, klik på fanen Billedværktøjer> Format, og klik derefter på Fjern baggrund. Det er næsten så enkelt, men det, du ser, er et billede belagt i lilla - alt i den farve er det, som PowerPoint ønsker at fjerne. Du er nødt til at justere det med markeringsområderne for at beholde og markere områder for at fjerne værktøjer. Justér først området, så du får det ønskede billede - det prøver at beskære det stramt. Når du bruger et af værktøjerne, skal du klikke og trække linjer for at vise, hvad der skal forblive eller gå (minus-tegn betyder, at det bliver slettet), eller bare klikke på forskellige pletter. Klik på Behold ændringer for at dræbe den baggrundsdøde.
